REGULAMIN – REGULAMIN KLIENTA

Niniejsze WARUNKI – WARUNKI DLA KLIENTA dotyczą systemu Whistleblower Software firmy Formalize (zwanego dalej „Systemem”), który Formalize ApS, duński numer rejestracyjny. NIE. 42045136, Kannikegade 4, 1., DK-8000 Aarhus C, Dania („Formalize”) udostępnia klientowi (dalej „Klient”).

Potwierdzenie zamówienia wraz z wszelkimi załącznikami oraz niniejszy REGULAMIN – WARUNKI DLA KLIENTA stanowią umowę (dalej „Umowa”) pomiędzy Formalize, a Klientem. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy potwierdzeniem zamówienia a niniejszym REGULAMINEM – WARUNKAMI KLIENTA, pierwszeństwo mają warunki potwierdzenia zamówienia.

W przypadku zawarcia przez Klienta umowy o korzystanie z Systemu za pośrednictwem zrzeszonych w systemie administratorów (dalej „Partner”), niniejszy REGULAMIN – WARUNKI DLA KLIENTA będą miały zastosowanie do korzystania przez Klientów z Systemu , niezależnie od umowy z Partnerem.

System jest rozwiązaniem umożliwiającym zgłaszającemu zgłaszanie nagannych warunków z Klientem. Formalize niniejszym przyznaje Klientowi prawo do korzystania z Systemu na podstawie niniejszych warunków. Prawo użytkowania jest ograniczone do personelu Klienta i jego Partnera. Inni użytkownicy mogą uzyskać prawa do korzystania z Systemu wyłącznie na podstawie pisemnej umowy między Formalize a Klientem.

Prawo Klienta do korzystania jest niewyłączne i ograniczone do Okresu obowiązywania, por. punkt 16.1.

W przypadku uzgodnienia, że Klientowi zaproponowano okres testowy, prawo Klienta do korzystania z Systemu zostaje ograniczone do uzgodnionego okresu testowego, a dostęp Klienta do Systemu zostanie zablokowany po upływie okresu testowego, chyba że abonament do Systemu jest uzgadniany w okresie testowym.

System jest dostępny online, a dostęp do Systemu można nawiązać za pomocą większości dostępnych przeglądarek.

Wszelkie prawa przyznane na mocy niniejszych warunków są niewyłączne i niezbywalne. W związku z tym, jeśli nie jest to wyraźnie dozwolone w niniejszych warunkach, Klient nie może rozpowszechniać, udzielać sublicencji, wynajmować, wydzierżawiać, pożyczać, odsprzedawać ani przenosić swojego prawa do korzystania z Systemu, w całości lub w części. W przypadku, gdy Klient jest częścią grupy powiązanych firm, takie powiązane firmy muszą być określone w umowie między Klientem a Formalize, a niniejsze warunki mają zastosowanie jednocześnie do wszystkich takich firm. W niniejszych warunkach spółki należące do grupy zwane są wspólnie Klientem.

Klient zobowiązuje się zawsze postępować z należytą starannością i zgodnie z prawem w stosunku do osób trzecich, w szczególności szanując prawa własności intelektualnej i inne prawa osób trzecich oraz prywatność osób trzecich, powstrzymując się od rozpowszechniania informacji w sposób sprzeczny z przepisów prawa, przed udzieleniem nieuprawnionego dostępu do Systemu.

Klient może korzystać z Systemu wyłącznie zgodnie z niniejszymi warunkami, a w szczególności Klientowi nie wolno dokonywać inżynierii wstecznej, dekompilować lub dezasemblować Systemu ani podejmować takich prób, obejść jakichkolwiek technicznych ograniczeń Systemu lub ograniczeń zawartych w dokumentacji Systemu .

Formalize zastrzega sobie prawo do sprawdzenia uprawnień zgodnie z punktem 4 w dowolnym momencie i zawieszenia dostępu Klienta do Systemu, jeśli wymagania kwalifikacyjne nie są spełnione. Formalize jest ponadto uprawnione do zawieszenia dostępu Klienta do Systemu, jeśli Klient nie opłaci abonamentu po pierwszym wezwaniu do zapłaty.

Formalize może zmienić zawartość lub zakres Systemu. Jeżeli Formalize zechce wprowadzić istotne zmiany, które mogą skutkować zmianą dotychczasowych procedur Klienta, firma Formalize poinformuje o tym Klienta w możliwie najkrótszym terminie, nie później jednak niż na jeden (1) miesiąc przed wprowadzeniem takich zmian. Niezależnie od punktu 16.2, Klient ma prawo wypowiedzieć abonament ze skutkiem na koniec okresu wypowiedzenia wynoszącego jeden (1) miesiąc i otrzymać proporcjonalną część wpłaconej opłaty licencyjnej za Okres.

Klient może zgłaszać życzenia zmian w zakresie lub zawartości Systemu. Formalize nie jest jednak zobowiązane do zmiany Systemu w celu dostosowania go do życzeń Klienta.

Klient zapłaci uzgodnione ceny określone w cenniku Formalize lub obowiązującym dokumencie kontraktowym. Ceny mogą być corocznie korygowane zgodnie z obowiązującymi cenami określonymi w cenniku firmy Formalize. Korekta cen nie może jednak przekroczyć 10%.

Opłata dokonywana jest na Okres, por. punkt 16.1. Opłata za System będzie fakturowana corocznie przed rozpoczęciem Okresu, przy czym pierwszy Okres to faktury po akceptacji niniejszego REGULAMINU – WARUNKÓW KLIENTA.

Płatności będą dokonywane nie później niż 14 dni po otrzymaniu przez Klienta faktury od Formalize w przypadku, gdy Klient jest rozliczany bezpośrednio przez Formalize. W przypadku opóźnienia w płatności Formalize naliczy odsetki za zwłokę w stosunku do kwoty należnej w danym czasie, w wysokości 1,5 (półtora) procenta miesięcznie od daty wymagalności. Odsetki będą naliczane co miesiąc od pozostałego do spłaty salda.

W przypadku uzgodnienia rozliczania Klienta za pośrednictwem Partnera, Partner ustala warunki płatności.

Formalize będzie w Okresie obowiązywania zob. pkt. 16, udzielania wsparcia technicznego w zakresie Systemu. Wsparcie może być świadczone przez e-mail lub telefon w zwykłych godzinach pracy Formalize. Wnioski o wsparcie rozpatrywane są w rozsądnym terminie. Formalize nie gwarantuje jednak określonego czasu reakcji. Wszelkie szczegółowe uzgodnienia dotyczące czasu reakcji wymagają formy pisemnej i stanowią załącznik do Umowy lub niniejszego regulaminu, w przypadku zawarcia umowy z Partnerem.

Formalize dokłada wszelkich starań, aby System był dostępny przez cały czas. Jednak System może być niedostępny z powodu konserwacji zapobiegawczej, naprawczej lub adaptacyjnej lub innych form usług zapowiedzianych z wyprzedzeniem przez Formalize oraz z powodu innych okoliczności, na które firma Formalize nie ma wpływu. Formalize dołoży wszelkich starań, aby z wyprzedzeniem powiadomić Klienta o wszelkich okolicznościach, które mogą mieć wpływ na dostępność Systemu.

Formalize wykonuje kopie zapasowe posiadanych danych Klienta. Kopia zapasowa będzie przechowywana z należytą starannością i zgodnie z obowiązującymi zabezpieczeniami organizacyjnymi i technicznymi Oprogramowania Whistleblower, a Formalize będzie przechowywać kopię zapasową przez co najmniej trzy miesiące. Wszelkie kopie danych Klienta zostaną usunięte nie później niż trzy miesiące po upływie Okresu obowiązywania, por. klauzula 17.

Prawo Klienta do korzystania z Systemu, w tym dokumentów, obrazów, narzędzi, filmów wideo i przewodników zawartych w Systemie, jest ograniczone do Okresu obowiązywania, por. punkt 16.1, zgodnie z punktem 2. Formalize zachowuje wszelkie inne prawa do Systemu, w tym do dokumentów, obrazów, narzędzi, filmów i przewodników zawartych w Systemie, w tym prawa własności i prawa autorskie, por. klauzula 14.

Dane Klienta są własnością Klienta, a Formalize nie może kopiować ani usuwać danych Klienta bez instrukcji Klienta, por. jednak klauzule 9 i 17 dotyczące usuwania i tworzenia kopii zapasowych. Formalize jest jednak uprawnione do wykorzystywania zanonimizowanych danych, w tym między innymi liczby spraw, kategorii spraw i liczby użytkowników w systemie, do celów statystycznych lub badawczych w celu poprawy wydajności Systemu.

Klient oświadcza, że przysługują mu prawa do wszystkich swoich danych oraz wszelkich materiałów zamieszczanych przez Klienta w Systemie (w zależności od przypadku) oraz że żadne dane Klienta nie naruszają praw osób trzecich.

Klient udziela firmie Formalize prawa do używania logo Klienta w materiałach marketingowych, sprzedażowych, finansowych i public relations oraz innych komunikatach wyłącznie w celu identyfikacji Klienta jako klienta.

Formalize przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta, a Strony zawarły umowę powierzenia przetwarzania danych dotyczącą przetwarzania danych osobowych przez firmę Formalize w imieniu Klienta. Strony utrzymują, że Formalize jest „podmiotem przetwarzającym”, a Klient „administratorem” w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Jeśli Klient zawarł umowę o przetwarzaniu danych bezpośrednio z Partnerem, Formalize będzie działać jako podwykonawca przetwarzania dla Partnera.

Formalize nie jest uprawniony do płatności za udzieloną Klientowi pomoc zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych. W przypadku zawarcia przez Klienta umowy o korzystanie z Systemu za pośrednictwem Partnera.

Formalize musi zapewnić zachowanie poufności wszystkich informacji otrzymanych od Klienta zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych.

Działanie Systemu zostało opisane w punkcie 1. Formalize nie gwarantuje, że System jest wolny od błędów i działa bez zakłóceń. Formalize będzie jednak stale utrzymywać System i dokładać wszelkich starań, aby naprawiać błędy w Systemie w rozsądnym czasie.

Gwarancje, oświadczenia i gwarancje są wiążące dla Formalize tylko wtedy, gdy zostało to wyraźnie uzgodnione na piśmie.

Wszelkie prawa własności intelektualnej do Systemu, w tym dokumenty, obrazy, narzędzia, filmy wideo i przewodniki zawarte w Systemie, należą wyłącznie do Formalize, jego licencjodawców lub jego dostawców.

Formalize zabezpiecza Klienta przed wszelkimi roszczeniami osób trzecich opartymi na zarzutach, że System, w tym dokumenty, obrazy, narzędzia, filmy i przewodniki zawarte w Systemie, narusza prawa osób trzecich. W przypadku napotkania przez Klienta roszczeń związanych z korzystaniem przez niego z Systemu i/lub dokumentów, obrazów, narzędzi, filmów i poradników zawartych w Systemie, Klient niezwłocznie poinformuje Formalize na piśmie o istnieniu i treści roszczenia i pozostawi rozstrzygnięcie roszczenia, w tym wszelkie ustalenia w tym zakresie, w całości firmie Formalize.

Klient będzie współpracował z Formalize w obronie i wszelkich powiązanych negocjacjach ugodowych, dostarczając Formalize odpowiednie informacje i wszelką pomoc wymaganą do wspomnianej obrony lub ugody. W tym kontekście Klient ma prawo do zwrotu kosztów prawnych. W przypadku zgłoszenia naruszenia, firma Formalize ma prawo albo zapewnić Klientowi prawo do dalszego korzystania z Systemu, albo zakończyć naruszenie poprzez modyfikację lub zastąpienie Systemu innym oprogramowaniem, stronami internetowymi, plikami danych, projektami, dokumentacji itp., która ma zasadniczo taką samą funkcjonalność jak sporny materiał, lub unieważnić prawo Klienta do korzystania z Systemu ze skutkiem natychmiastowym i zwrócić Klientowi opłaconą opłatę abonamentową, potrącając rozsądną kwotę za wartość korzystania przez Klienta z Systemu . Klientowi nie przysługują dalsze prawa do odszkodowania z tytułu naruszenia praw osób trzecich.

Odpowiedzialność Formalize jest ograniczona do bezpośrednich strat Klienta. Odpowiedzialność firmy Formalize z tytułu strat pośrednich, strat wtórnych, utraconych zysków, utraconych oszczędności, zmniejszonej wartości firmy, strat z powodu przerwy w działalności, strat w wyniku roszczeń klientów Klienta jest wyłączona. Odpowiedzialność Formalize za zniszczenie lub utratę danych jest również wyłączona.

Odpowiedzialność Formalize jest ograniczona do kwoty równej opłacie abonamentowej za jeden rok (bez podatku VAT). Aby istniało jakiekolwiek prawo do odszkodowania, Klient musi zawsze zgłosić stratę do Formalize na piśmie tak szybko, jak to możliwe i nie później niż 3 miesiące po wystąpieniu straty. Wyłączenia i ograniczenia, o których mowa w punktach 15.1 i 15.2, przestają obowiązywać, jeśli iw zakresie, w jakim strata jest wynikiem umyślnego zamiaru lub lekkomyślności firmy Formalize.

Stosunek „inter partes” między Klientem a jego Partnerem (Partnerami) nie ma znaczenia dla Formalize.

Ograniczenia odpowiedzialności Formalize, określone w niniejszym punkcie 15 mają zastosowanie w najszerszym zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo.

Okres abonamentowy wynosi dwanaście (12) miesięcy (dalej „Okres”), liczonych od dnia zaakceptowania przez Klientów niniejszego REGULAMINU – WARUNKÓW KLIENTA. Okres obowiązywania będzie co roku automatycznie odnawiany na nowy Okres obowiązywania, o ile nie zostanie wcześniej rozwiązany przez Klienta lub Formalize z punktem 16.2.

Klient może wypowiedzieć swoją subskrypcję i prawo do korzystania z Systemu z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego jeden miesiąc do końca Okresu obowiązywania, por. punkt 16.1. Wypowiedzenie musi mieć formę pisemną. Formalize może wypowiedzieć Klientowi subskrypcję i prawo do korzystania z Systemu z zachowaniem 6-miesięcznego okresu wypowiedzenia do końca Okresu obowiązywania. Strona jest ponadto uprawniona do wypowiedzenia prawa Klienta do korzystania z Systemu, jeśli druga strona w istotny sposób naruszy swoje zobowiązania wynikające z niniejszych warunków, chyba że takie istotne naruszenie zostało naprawione przez drugą stronę w okresie nie krótszym niż 30 dni. Brak zapłaty jest traktowany jako istotne naruszenie.

Klient ma prawo otrzymać swoje dane na dostępnym nośniku po upływie Okresu obowiązywania. Ponadto firma Formalize jest zobowiązana do usunięcia danych Klienta, w tym danych osobowych, nie później niż trzy (3) miesiące po wygaśnięciu Okresu obowiązywania. Formalize nie jest uprawniona do zapłaty za usługi świadczone na rzecz Klienta w związku z wygaśnięciem okresu korzystania przez Klienta z Systemu. Formalize ma jednak prawo wykorzystywać zanonimizowane dane, w tym między innymi liczbę spraw, kategorie spraw i liczbę użytkowników w systemie, do celów statystycznych lub badawczych w celu poprawy wydajności Systemu, por. punkt 10.2.

W przypadku posiadania przez Klienta Partnera wygaśnięcie prawa korzystania z Modułu przez Partnera pozostaje bez wpływu na prawo Klienta do korzystania z Systemu, które trwa nadal na warunkach określonych w umowie abonamentowej pomiędzy Klientem, a Formalize. Jednak wszelkie umowy, na które Partner będzie wystawiał faktury dla Klienta, wygasną w dniu wygaśnięcia, a przyszłe faktury będą wysyłane bezpośrednio z firmy Formalize do klientów.

Umowa i niniejsze warunki podlegają prawu duńskiemu.

Wszelkie spory wynikające z lub w związku z Umową i niniejszymi warunkami, w tym wszelkie spory dotyczące ich istnienia, ważności lub rozwiązania, będą rozstrzygane przez sądy duńskie. Musi być to miejsce, w którym działa Formalize.