Yulia Landbo
La relevancia de la denuncia de irregularidades no ha dejado de crecer como respuesta al aumento de la defensa para la realización de denuncias de forma segura y el debate sobre la importancia de crear un entorno de trabajo transparente.
En la actualidad, son muchas las empresas que están interesadas en implantar un canal de denuncia de irregularidades para cumplir la normativa, pero también para fomentar una cultura de transparencia. Las empresas prefieren que los empleados expongan las irregularidades que se cometen dentro de las organizaciones a descubrir estas infracciones mucho más tarde y tener que sufrir las consecuencias.
Sin embargo, ¿qué es exactamente la denuncia de irregularidades, y cómo y dónde se puede denunciar a una empresa por irregularidades?
En este artículo hablaremos de la denuncia de irregularidades como concepto, los tipos de denunciantes (whistleblowers), los beneficios que presenta la denuncia de irregularidades para las empresas, las dificultades a las que se enfrentan los empleadores y las medidas que se pueden tomar para mitigarlas.
Al profundizar en el tema, pretendemos arrojar luz sobre la importancia de la denuncia de irregularidades para la transparencia y la búsqueda de responsabilidades, y del mismo modo, destacar las medidas creadas para fomentar la cultura y garantizar la protección de los denunciantes.
La denuncia de irregularidades se refiere al acto de un individuo o un grupo de individuos de exponer información sobre actividades ilegales o poco éticas dentro de una organización o una agencia gubernamental. Entre estas actividades pueden encontrarse fraude, corrupción, incumplimientos en seguridad, discriminación, acoso o cualquier otra forma de irregularidad que pueda perjudicar al interés público.
La denuncia de irregularidades ofrece importantes beneficios para la sociedad, ya que permite exponer y prevenir irregularidades, exigir responsabilidades a las empresas y fomentar la transparencia y la rendición de cuentas.
¿Quiénes son los denunciantes o whistleblowers y cuál es su papel en el proceso de denuncia?
El denunciante o whistleblower son personas con información privilegiada que son conocedores de primera mano de irregularidades o infracciones graves en el funcionamiento de la organización. Una vez que las personas deciden denunciar las infracciones observadas, se les considera whistleblowers.
Aunque se suele creer que son principalmente los empleados los que actúan como whistleblowers, en realidad, cualquiera que posea información sobre infracciones puede ser un whistleblower: empleados, antiguos empleados, contratistas, solicitantes de empleo u otras personas que tengan conocimiento de la existencia de irregularidades.
La lista de infracciones que entran dentro de los casos de denuncia de irregularidades es bastante extensa. Los casos más comunes son el fraude, la corrupción, las infracciones de seguridad, la discriminación, el acoso o cualquier otra forma de irregularidad que pueda perjudicar el interés público.
Las conductas indebidas dentro de cualquier ámbito son, sin excepción, objeto de protección del denunciante. Así, por ejemplo, las áreas siguientes están cubiertas por la protección en la denuncia de irregularidades:
Se espera, y todas las legislaciones sobre denuncia de irregularidades, con la Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades a la cabeza, insisten en que las empresas pertenecientes a estos ámbitos implanten sistemas de denuncia de irregularidades para facilitar que sus empresas se fomente la transparencia y la responsabilidad.
Existen varios canales de presentación de denuncias que los empleados o terceros pueden emplear para denunciar infracciones.
Canal de denuncias interno
Las empresas ofrecen canales internos en los que los empleados y socios pueden enviar información a los responsables de cumplimiento de confianza dentro de la empresa. Con ello, la información se mantiene dentro de la empresa y les permite tomar medidas antes de que el asunto se haga público. Por su propio interés, las empresas deben animar a los empleados a utilizar los canales internos en lugar de los externos o públicos.
Por lo general, las denuncias internas suelen hacerse través de un canal de denuncias digital, una línea telefónica, una línea de correo electrónico, una reunión en persona o un defensor del trabajador contratado por el abogado de la empresa.
Canal de denuncias externo
Con las denuncias externas, las infracciones se presentan fuera de la organización a las fuerzas del orden o a los organismos gubernamentales establecidos por la autoridad del país.
Una denuncia externa puede presentarse de forma similar a través de una plataforma digital, una línea telefónica, una línea de correo electrónico, una reunión en persona o ante un abogado, en función de lo que dispongan las autoridades sobre dónde denunciar a una empresa por irregularidades. Se recomienda utilizar canales externos cuando la denuncia interna resulte ineficaz. En la práctica, también se recurre a la denuncia externa cuando no existen canales internos en la empresa.
Canal de denuncias público
La denuncia pública es un proceso de denuncia de irregularidades a través de los medios de comunicación u otros canales públicos como las redes sociales. Se suele considerar la denuncia pública como el último recurso: los whistle blower lo utilizan principalmente cuando tienen motivos para denunciar a una empresa pero el uso de los canales de denuncia internos y externos no ha ofrecido resultados.
Las empresas deben escuchar las observaciones de sus empleados para detectar los problemas de forma temprana y evitar que se conviertan en problemas mucho más graves. La mejor forma de obtener la información es contar con una política de denuncia de irregularidades y animar activamente a los empleados a compartir sus observaciones.
Con una política de denuncia de irregularidades en vigor y un procedimiento seguro para que los empleados informen de posibles infracciones en el lugar de trabajo, las empresas refuerzan su estatus con respecto a la conformidad y el cumplimiento de todas las leyes pertinentes.
Cuando se anima a los empleados a denunciar las irregularidades, las empresas garantizan que tendrán un mayor control sobre todas las acciones dentro de la empresa y que podrán reaccionar con rapidez para evitar mayores problemas. Resolver estas cuestiones sin demora reduce los riesgos de pérdidas económicas, sanciones y denuncias más graves.
Los canales de denuncia de irregularidades pueden ayudar a las empresas a crear una cultura centrada en la integridad y la ética, ya que anima a los empleados a hablar sobre aquellas cuestiones que les preocupen sin miedo a represalias.
Cuando las empresas apoyan a los empleados para que saquen a la luz las irregularidades, demuestran su nivel de compromiso con la ética en los negocios. Esta actitud, a su vez, fomenta inevitablemente la confianza de los empleados y aumenta la transparencia. A largo plazo, los empleados se sienten más seguros hablando de aquellos asuntos que no beneficien al entorno y sugiriendo mejoras.
Para muchos, la denuncia de irregularidades sigue siendo una práctica nueva, y como suele ocurrir con las cosas nuevas, las empresas tienen ciertas reticencias a la hora de implantar una línea directa de denuncia de irregularidades, sobre todo si tienen que hacerlo a corto plazo. Estas son algunas de las cuestiones que más les preocupan:
A las empresas puede preocuparles que el canal de denuncias pueda utilizarse indebidamente para hacer denuncias falsas o irrelevantes, con la pérdida de tiempo y de recursos que ello conllevaría. A menudo los empleadores temen que el canal de denuncia de irregularidades no se tome en serio y que algunos empleados lo utilicen para levantar sospechas y vengarse de sus compañeros por motivos personales.
¿Hay motivos para preocuparse?
Como punto de partida, la Directiva de protección de denunciantes de la UE, o las leyes nacionales de denuncia de irregularidades, como la Ley Whistleblowing, especifican qué es un caso de denuncia de irregularidades, qué no lo es y qué entra dentro de la protección de los denunciantes.
Por ejemplo, la Directiva de la UE establece claramente:
Los denunciantes podrán acogerse a la protección prevista en la presente Directiva siempre que:
(a) tengan motivos razonables para creer que la información sobre irregularidades notificada era veraz en el momento de la notificación y que dicha información entraba en el ámbito de aplicación de la presente Directiva.
Otro ejemplo es el decreto de Whistleblowing español:
Menciona que la protección de los denunciantes no cubre a las personas que denuncian conflictos interpersonales (Artículo 35., TÍTULO VII).
Por lo tanto, las reclamaciones de carácter personal no se tratarán de la misma manera que las denuncias legítimas. Sin embargo, con el objetivo de evitar que los empleados utilicen indebidamente un canal de denuncia, las empresas deben proporcionar directrices claras sobre lo que es un canal de denuncia. Para ello, deben formar adecuadamente a su personal y compartir buenas prácticas. Estas medidas garantizan que la línea de denuncia de irregularidades se utilice según lo previsto.
A las empresas puede preocuparles que la información comunicada a través de la línea directa pueda filtrarse o divulgarse públicamente, con el consiguiente perjuicio económico o para su reputación.
¿Hay motivos para preocuparse?
En ningún caso. La implantación de un canal de denuncias tiene como objetivo principal evitar las filtraciones de información a la opinión pública. Contar con un sistema seguro de denuncia de irregularidades garantiza que todos los datos se mantengan dentro de la empresa y que únicamente las personas de confianza puedan acceder a ellos.
Por el contrario, la ausencia de una línea de denuncia interna puede dar lugar a que asuntos delicados se revelen a las autoridades gubernamentales o al público. Disponer de una línea de denuncia interna permite no solo prevenir un escándalo público, sino también detectar y resolver problemas.
Las empresas podrían estar preocupadas por el coste que pueda suponer la implantación y el mantenimiento de un canal de denuncias, incluyendo la creación del sistema, la contratación de personal para supervisar y responder a las denuncias y la formación de los empleados sobre cómo utilizar el sistema.
¿Hay motivos para preocuparse?
En el caso de las empresas que no contaran anteriormente con un canal de denuncia de irregularidades antes, establecer una línea de denuncia desde cero requerirá algo de tiempo y recursos. Sin embargo, en la mayoría de los casos, no supondrá una inversión tan grande ni resultará tan complejo como se cree. Ahora bien, todo depende de las necesidades de la empresa, de su tamaño y de la solución que se elija.
Por ejemplo, el precio dependerá del número de empleados, con lo que podemos hacernos una idea aproximada de cuánto puede costar. Se pueden consultar los precios aquí.
En cuanto a las contrataciones adicionales, no suele ser necesario: revisar los informes de denuncia no es un trabajo a tiempo completo, y las tareas suelen repartirse entre empleados cualificados de los departamentos jurídicos o de RRHH. Por lo que hemos observado a lo largo de nuestra experiencia de trabajo en el sector, cada año se presenta una media de una denuncia por cada 250 empleados.
Por otro lado, puede que las empresas más grandes prefieran contar con una persona o un equipo dedicado o contratar a un abogado externo* si prevén la necesidad de estructuras más complejas.
***Le recomendamos que se ponga en contacto con su asesor de confianza. Como alternativa, Whistleblower Software puede ponerle en contacto con un profesional jurídico local experto en denuncias.
Antes de decidirse a denunciar una irregularidad, todo informador evalúa escrupulosamente las ventajas y las desventajas relacionados con la presentación de una denuncia. En la mayoría de los casos, sus dilemas se dividen en tres categorías: miedo a las represalias, dudas acerca de la confidencialidad y confianza en la eficacia del canal de denuncia. A continuación las analizamos en más detalle.
Una de las principales dudas que asaltan a los whistle blowers es enfrentarse a represalias por parte de aquellas personas que se encuentran implicadas directa o indirectamente en las irregularidades. Las represalias pueden darse en forma de rescisión de contrato, descenso de categoría, denegación de ascensos, evaluación negativa del rendimiento, acoso u otros castigos psicológicos por denunciar los hechos.
Los informadores pueden temer que se revele su identidad o que la información que han proporcionado no se mantenga de forma confidencial, lo que podría dar lugar a represalias.
Es esencial crear un entorno seguro en el que se proteja su identidad, se tomen en serio sus denuncias y no corran el riesgo de sufrir represalias o amenazas.
El miedo a las represalias no es el único impedimento al que pueden enfrentarse los denunciantes antes de denunciar irregularidades. Muchos denunciantes pueden dudar de que su denuncia logre el objetivo deseado, o siquiera que se tome en serio. Es obvio que si no confían en la eficacia de los canales de denuncia, no se arriesgarán a sacar a la luz las irregularidades. De hecho, podrían empezar a considerar que la presentación de denuncias es una pérdida de tiempo si los responsables de los casos no proporcionan la información adecuada y los denunciantes nunca llegan a conocer las conclusiones finales del caso.
Las organizaciones deben asegurarse de que las denuncias se escuchen y que reciban respuestas para fomentar un entorno de confianza, transparencia y responsabilidad.
Si los empleados y terceros dudan de la eficacia del canal de denuncia, las empresas corren el riesgo de no recibir información crucial y mantenerse en la ignorancia mientras las irregularidades se siguen agravando. Implantar un canal de denuncia únicamente para cumplir con la legislación no es suficiente. Por este motivo, a la empresa le interesa comunicar con claridad los siguientes conceptos:
La Ley Whistleblowing en España obliga a todas las empresas y organizaciones de 50 o más empleados a establecer una oficina interna de denuncias con múltiples opciones para que los empleados puedan presentar sus denuncias (por escrito, verbalmente o en persona), incluida la denuncia anónima. Se hace especial hincapié en la confidencialidad de los denunciantes, y las empresas son responsables de diseñar y gestionar de forma segura los sistemas internos de denuncia para garantizar la confidencialidad.
La ley establece plazos para los pasos y responsabilidades de seguimiento dentro de las empresas y menciona una alternativa para presentar informes a través de canales externos. Las empresas están obligadas a hacer un seguimiento de las irregularidades denunciadas y a adoptar medidas prácticas para resolverlas en el plazo establecido.
Los grupos empresariales pueden compartir sistemas de denuncia de irregularidades, pero para ello la empresa matriz debe establecer una política general de denuncia de irregularidades y garantizar su aplicación en todas las entidades.
Consulte el artículo sobre la Ley Whistleblowing para obtener más información.
Algunas empresas españolas ya han pasado por la implantación del canal de denuncias para ayudar a prevenir irregularidades y crear un entorno de trabajo seguro, y muchas otras están a punto de hacerlo. He aquí algunas claves esenciales para llevar a cabo la implantación con éxito:
¿Necesita un canal de denuncias seguro y que cumpla con la legislación para su empresa? No se preocupe. Eche un vistazo al página de presentación de denuncias de irregularidades y compruebe lo sencillo que es utilizarla.
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Este artículo ha sido elaborado únicamente con fines informativos y no pretende ser un asesoramiento jurídico. Para obtener asesoramiento jurídico, contacte con su asesor de confianza. Como alternativa, Whistleblower Software puede ponerle en contacto con un experto jurídico local.
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