Yulia Landbo
Mit der zunehmenden Befürwortung von sicherem Whistleblowing und Gesprächen über die Bedeutung der Schaffung eines transparenten Arbeitsumfelds hat Whistleblowing stetig an Bedeutung gewonnen.
Heute sind viele Unternehmen daran interessiert, einen Kanal für die Meldung von Missständen einzurichten, um die Vorschriften einzuhalten, aber auch um eine offene Unternehmenskultur zu schaffen. Die Unternehmen würden es vorziehen, wenn ihre Mitarbeitenden Missstände innerhalb der Organisation aufdecken, als dass sie selbst erst viel später von diesen Verstößen erfahren und die Konsequenzen tragen müssen.
Doch was genau ist Whistleblowing, und wie kann man Missstände melden?
In diesem Artikel werden wir die Definition von Whistleblowing, die Arten von Whistleblowern, die Vorteile von Whistleblowing für Unternehmen, die Herausforderungen für Arbeitgebenden und die Maßnahmen zu deren Eindämmung erörtern.
Mit der Vertiefung des Themas wollen wir die Bedeutung von Whistleblowing für Transparenz und Rechenschaftspflicht beleuchten und Maßnahmen zur Förderung der Kultur und zum Schutz von hinweisgebenden Personen zeigen.
Unter Whistleblowing versteht man den Akt einer Einzelperson oder einer Gruppe von Personen, die Informationen über illegale oder unethische Aktivitäten innerhalb einer Organisation oder einer Regierungsbehörde preisgeben. Dabei kann es sich um Betrug, Korruption, Sicherheitsverstöße, Diskriminierung, Belästigung oder jede andere Form von Fehlverhalten handeln, das dem öffentlichen Interesse schaden könnte.
Whistleblowing kann für die Gesellschaft von großem Nutzen sein, da es Fehlverhalten aufdecken und verhinderen, Unternehmen zur Rechenschaft ziehen und Transparenz und Verantwortlichkeit fördern kann.
Wer sind Whistleblower, und welche Rolle spielen sie im Whistleblowing-Prozess?
Hinweisgebende Personen sind Insider, die von Missständen oder schwerwiegenden Verstößen in den Abläufen einer Organisation erfahren haben. Wenn sie sich entschließen, die beobachteten Verstöße zu melden, gelten sie als Whistleblower, also als diejenigen, die eine Pfeife betätigt haben.
Auch wenn oft angenommen wird, dass hauptsächlich Mitarbeitende als Whistleblower auftreten, kann in Wirklichkeit jeder, der Informationen über Verstöße besitzt, eine hinweisgebende Person sein: Mitarbeitende, ehemalige Mitarbeitende, Auftragnehmer, Stellenbewerber oder andere Personen, die Kenntnis von Fehlverhalten haben.
Die Liste der Verstöße, die unter Whistleblowing-Fälle fallen, ist recht umfangreich. Die häufigsten Fälle sind Betrug, Korruption, Sicherheitsverstöße, Diskriminierung, Belästigung oder jede andere Form von Fehlverhalten, das dem öffentlichen Interesse schaden könnte.
Fehlverhalten aus allen Bereichen ist Gegenstand des Whistleblowing-Schutzes, ohne dass es Ausnahmen gibt. So fallen zum Beispiel alle folgenden Bereiche unter den Whistleblowing-Schutz:
Es wird erwartet, und alle Whistleblowing-Gesetzgebungen, allen voran die EU-Whistleblowing-Richtlinie, bestehen darauf, dass Unternehmen aus diesen Bereichen Whistleblowing-Systeme einführen, um Transparenz und Verantwortlichkeit in ihren Unternehmen zu fördern.
Es gibt mehrere Meldewege, die Mitarbeitenden oder Dritte nutzen können, um Verstöße zu melden.
Unternehmen stellen interne Kanäle zur Verfügung, über die Mitarbeitende und Partner Informationen an vertrauenswürdige Compliance-Manager im Unternehmen weiterleiten können. Auf diese Weise bleiben die Informationen innerhalb des Unternehmens und ermöglichen, Maßnahmen zu ergreifen, bevor das Problem an die Öffentlichkeit gerät. Die Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden ermutigen, in ihrem eigenen Interesse eher interne Kanäle zu nutzen als externe oder öffentliche.
Interne Meldungen können häufig über eine digitale Plattform (Hinweisgebersystem), eine Telefonleitung, eine E-Mail-Leitung, eine direkte Besprechung oder über einen Ombudsperson erfolgen, die vom Anwalt des Unternehmens beauftragt wird.
Bei der externen Meldung handelt es sich um die Meldung von Verstößen außerhalb der Organisation an die Strafverfolgungsbehörden oder die von den Behörden des Landes eingerichteten Regierungsstellen.
Externe Meldungen können in ähnlicher Weise über eine digitale Plattform, eine Telefonleitung, eine E-Mail-Leitung, ein direktes Gespräch oder einen Anwalt erfolgen, je nachdem, was die Behörden anbieten. Die Nutzung externer Kanäle wird empfohlen, wenn sich internes Whistleblowing als unwirksam erweist. In der Praxis nutzen Personen auch externe Meldewege, wenn es keine internen Kanäle gibt.
Bei der öffentlichen Meldung handelt es sich um einen Prozess, bei dem Missstände über die Medien oder andere öffentliche Kanäle, z. B. soziale Medien, gemeldet werden. Öffentliches Whistleblowing gilt im Allgemeinen als letzter Ausweg und wird vor allem dann genutzt, wenn interne und externe Meldewege genutzt wurden, aber zu keinem Ergebnis geführt haben.
Unternehmen müssen auf die Beobachtungen ihrer Mitarbeitenden hören, um Probleme im Voraus zu erkennen und um zu verhindern, dass sie sich zu größeren Problemen auswachsen. Der beste Weg, Feedback einzuholen, ist eine Hinweisgeber-Richtlinie und die aktive Ermutigung der Mitarbeitenden, ihre Beobachtungen mitzuteilen.
Mit einer Hinweisgeber-Richtlinie und einem sicheren Verfahren für Mitarbeitende, um Verstöße am Arbeitsplatz zu melden, stärken die Unternehmen ihren Status, alle Gesetze einzuhalten und zu befolgen.
Indem Unternehmen ihre Mitarbeitenden ermutigen, Missstände zu melden, stellen sie sicher, dass sie mehr Kontrolle über alle Vorgänge im Unternehmen haben und schnell reagieren können, um größere Probleme zu vermeiden. Eine rasche Lösung von Problemen verringert das Risiko von finanziellen Verlusten, Strafen und schwereren Gerichtsverfahren.
Whistleblowing-Kanäle können Unternehmen dabei helfen, eine Kultur der Integrität und Ethik zu schaffen, indem sie Mitarbeitende ermutigen, Bedenken zu melden, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.
Wenn Unternehmen ihre Mitarbeitenden ermutigen, Missstände aufzudecken, zeigen sie damit ihr Engagement für die Unternehmensethik. Diese Haltung wiederum fördert unweigerlich das Vertrauen der Mitarbeitenden und erhöht die Transparenz. Langfristig trauen sich die Mitarbeitenden eher, Dinge anzusprechen, die der Umwelt nicht zuträglich sind, und Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten.
Für viele ist Whistleblowing immer noch eine neue Praxis. Wie bei allem, was neu ist, können Unternehmen bei der Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline verschiedene Bedenken haben, vor allem, wenn sie sie kurzfristig einrichten müssen. Hier sind einige der häufigsten Bedenken:
Die Unternehmen befürchten, dass die Whistleblowing-Hotline für falsche oder irrelevante Meldungen missbraucht werden könnte, was zu ungerechtfertigten Untersuchungen und Zeitverschwendung führen könnte. Die Arbeitgebenden befürchten oft, dass einige Mitarbeitende die Whistleblowing-Hotline nicht ernst nehmen, sondern sie für Klatsch und Tratsch nutzen oder sich aus persönlichen Gründen an Kollegen rächen.
Gibt es Grund zur Sorge?
In der EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen oder in dem nationalen Hinweisgeberschutzgesetzen (HinSchG) ist festgelegt, was ein Fall von Missständen ist, was nicht und was unter den Schutz von Missständen fällt.
In der EU-Richtlinie heißt es zum Beispiel eindeutig:
Meldepflichtige Personen haben Anspruch auf Schutz nach dieser Richtlinie, sofern sie:
(a) Sie hatten hinreichende Gründe zu der Annahme, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprachen und dass diese Informationen in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fielen.
Ein weiteres Beispiel ist das spanische Gesetz zum Schutz von hinweisgebenden Personen, in dem es heißt, dass der Schutz von Whistleblowern nicht für Personen gilt, die zwischenmenschliche Konflikte melden (Artículo 35., TÍTULO VII).
Persönliche Beschwerden werden daher nicht auf dieselbe Weise bearbeitet wie rechtmäßige Meldungen von hinweisgebenden Personen. Um jedoch zu vermeiden, dass Mitarbeitende einen Whistleblowing-Kanal missbrauchen, müssen die Unternehmen klare Leitlinien für die Bedeutung einer Whistleblowing-Hotline aufstellen. Sie sollten ihre Mitarbeitenden entsprechend schulen und bewährte Verfahren weitergeben. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass die Whistleblowing-Hotline wie vorgesehen genutzt wird.
Unternehmen könnten befürchten, dass Informationen, die über die Hotline gemeldet werden, an die Öffentlichkeit gelangen könnten, was zu Rufschädigung oder finanziellem Schaden führen könnte.
Gibt es Grund zur Sorge?
Definitiv nicht. Die Einrichtung einer Whistleblowing-Leitung soll verhindern, dass Informationen an die Öffentlichkeit gelangen. Ein sicheres Whistleblowing-System gewährleistet, dass alle Daten im Unternehmen bleiben und nur vertrauenswürdige Personen darauf zugreifen können. Zusätzlichh ermöglicht ein internes Meldewesen nicht nur, einen öffentlichen Skandal zu verhindern, sondern auch, Verstöße aufzudecken und zu beheben.
Die Unternehmen machen sich möglicherweise Sorgen über die Kosten für die Einrichtung und Unterhaltung einer Hotline, einschließlich der Einrichtung des Systems, der Einstellung von Personal zur Überwachung und Beantwortung von Meldungen und der Schulung der Mitarbeitenden in der Nutzung des Systems.
Gibt es Grund zur Sorge?
Wenn das Unternehmen noch kein Whistleblowing-System hat, würde die Einführung einer Whistleblowing-Linie von Grund auf einige Zeit und Ressourcen erfordern. In den meisten Fällen ist es jedoch nicht so komplex und kostet nicht viel. Allerdings hängt natürlich alles von den Bedürfnissen des Unternehmens, seiner Größe und der gewählten Lösung ab.
Die Preise können zum Beispiel von der Anzahl der Mitarbeitenden abhängen. Dass Sie sich ein vollständiges Bild davon machen können, wie viel es kosten kan, prüfen Sie die Preise hier.
Was zusätzliche Einstellungen betrifft, so ist dies oft nicht der Fall. Die Durchsicht der Whistleblowing-Meldungen ist keine Vollzeitbeschäftigung, und die Aufgaben werden in der Regel auf qualifizierte Mitarbeitende der Rechts- oder Personalabteilungen verteilt. Außerdem haben wir bei unserer Arbeit in der Branche festgestellt, dass pro 250 Mitarbeitende durchschnittlich eine Meldung im Jahr kommt.
Größere Unternehmen ziehen es jedoch möglicherweise vor, eine eigene Person/ein eigenes Team zu beschäftigen oder einen externen Anwalt* zu beauftragen, wenn sie den Bedarf an komplexeren Strukturen voraussehen.
*Wir empfehlen Ihnen, sich an einen Berater Ihres Vertrauens zu wenden. Alternativ dazu kann Whistleblower Software Sie mit einem lokalen Rechtsexperten für Whistleblowing in Verbindung bringen.
Bevor man sich zur Meldung eines Verstoßes entschließt, wägt jeder Informant gewissenhaft alle Vor- und Nachteile ab, die mit einer Meldung verbunden sind. Meistens lassen sich die Bedenken der hinweisgebenden Person in drei Kategorien einteilen: Angst vor Vergeltungsmaßnahmen, Vertraulichkeitsbedenken und Überzeugung von der Wirksamkeit des Meldeinstruments. Schauen wir uns jede dieser Kategorien einmal genauer an.
Furcht vor Vergeltungsmaßnahmen
Eine der wichtigsten Befürchtungen von Whistleblowern ist, dass sie mit Vergeltungsmaßnahmen seitens der direkt oder indirekt an den Missständen beteiligten Akteure rechnen müssen. Vergeltungsmaßnahmen können in Form von Vertragskündigung, Degradierung, Verweigerung der Beförderung, negativer Leistungsbeurteilung, Mobbing oder anderer psychologischer Bestrafung für das Aussprechen von Informationen erfolgen.
Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit
Hinweisgebende Persone könnten befürchten, dass ihre Identität preisgegeben wird oder dass ihre Informationen nicht vertraulich behandelt werden, was zu Vergeltungsmaßnahmen führen könnte.
Es ist wichtig, ein sicheres Umfeld zu schaffen, in dem ihre Identität geschützt ist, ihre Meldungen ernst genommen werden und sie keine Vergeltungsmaßnahmen oder die Androhung von Schäden befürchten müssen - nur dann werden sie glaubwürdige Informationen weitergeben.
Bedenken hinsichtlich der Wirksamkeit der Meldungen
Nicht nur die Angst vor Repressalien kann Whistleblower davon abhalten, Missstände zu melden. Viele hinweisgebende Personen bezweifeln, dass die Äußerung ihrer Bedenken die notwendigen Veränderungen bewirken wird oder dass sie ernst genommen werden. Solange die Menschen nicht darauf vertrauen, dass die Meldewege effizient sind, würden sie es nicht riskieren, Verstöße zur Sprache zu bringen. Sie könnten es als Zeitverschwendung ansehen, wenn die Sachbearbeitenden kein angemessenes Feedback geben und die Informanten nichts über den endgültigen Stand des Falles wissen.
Organisationen müssen sicherstellen, dass diese Meldungen gehört und beantwortet werden, um ein Umfeld des Vertrauens, der Transparenz und der Verantwortlichkeit zu schaffen.
Wenn Mitarbeitende und Dritte an der Wirksamkeit des Meldekanals zweifeln, besteht die Gefahr, dass den Unternehmen wichtige Informationen entgehen und sie im Dunkeln bleiben, während die Missstände in einem kritischen Ausmaß eskalieren. Es reicht nicht aus, nur für den Fall der Fälle einen Kanal für die Meldung von Missständen einzurichten. Deshalb ist es im besten Interesse des Unternehmens, Folgendes klar zu kommunizieren:
Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden zur Einrichtung einer Meldestelle. Die Unternehmen müssen einen Hinweisgeberkanal einrichten, bei dem die Mitarbeitenden schriftlich, mündlich oder persönlich Meldungen abgeben können. Die Unternehmen müssen einen internen Sachbearbeitenden oder ein Untersuchungsteam benennen, das für die Entgegennahme, Untersuchung und Weiterverfolgung der eingereichten Meldungen zuständig ist. Alternativ können Unternehmen die Entgegennahme und Bearbeitung von Informationen an externe Anwälte oder Ombudsleute auslagern, sofern diese angemessene Garantien für die Wahrung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes bieten.
Das Gesetz legt auch Fristen für Maßnahmen fest, z. B. wann eine hinweisgebende Persom eine Bestätigung über eine eingereichte Meldung erhält und wann das Unternehmen den Whistleblower über die Ergebnisse informieren muss. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr Feedback praktische Folgemaßnahmen und eine verantwortliche Person oder Stelle enthält, die es übernimmt. Das Gesetz sieht außerdem vor, dass Organisationen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden gemeinsam ein Hinweisgebersystem nutzen können. Schließlich geht das deutsche Whistleblower-Schutzgesetz über die von der EU aufgestellten Anforderungen hinaus.
Lesen Sie den Artikel über HinSchG für weitere Einzelheiten.
Einige Unternehmen in Deutschland haben bereits einen Whistleblowing-Kanal eingeführt, um Betrug zu verhindern und ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen. Viele sind jedoch erst dabei, es zu tun. Hier sind ein paar wichtige Dinge, die zu tun sind:
Benötigen Sie eine sichere, konforme Meldeplattform für Ihr Unternehmen? Wir haben die Lösung für Sie. Tauchen Sie ein und sehen Sie sich die Seite für Whistleblowing-Meldungen an, um zu sehen, wie einfach sie zu bedienen ist!
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Dieser Artikel wurde nur zur Information entworfen und beabsichtigt keine Rechtsberatung. Wenn Sie eine rechtliche Beratung wünschen, kontaktieren Sie den Berater Ihres Vertrauens. Alternativ kann „Whistleblower Software“ Sie mit einem Rechtsexperten bei Ihnen vor Ort in Kontakt bringen.
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