Was ist ein Hinweisgebersystem? Der schnelle Weg zur Compliance

Yulia Landbo

Yulia Landbo

Zuletzt aktualisiert: 24. Feb 2024 8 min gelesen

Ein Hinweisgebersystem ist eine digitale Lösung, die Unternehmen in ihren Arbeitsbereich einbinden, um Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Missstände zu melden. Für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden ist es ein sicheres Instrument zur Verwaltung eines HInweisgeberkanals, der dem HinSchG entspricht - die offizielle deutsche Richtlinie, die die Vertraulichkeit für Mitarbeitende gewährleistet und sie während des Verfahrens schützt.

Die Möglichkeit, Missstände zu melden, bietet den Unternehmen eine wirksame Möglichkeit, Probleme zu erkennen, bevor sie zu großen Problemen auswachsen, und gibt den Arbeitnehmern gleichzeitig die Gewissheit, dass ihre Beschwerden nicht ungehört bleiben. 

Lassen Sie uns untersuchen, wie dieses unschätzbare Gut funktioniert und warum eine Implementierung vorteilhaft ist.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf das Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland. Es ist zu beachten, dass die Regelungen im österreichischen HinweisgeberInnenschutzgesetz abweichen können. Möchten Sie mehr über die Whistleblowing-Gesetzgebung in Österreich erfahren? Klicken Sie hier.

Was ist ein Hinweisgebersystem und wie funktioniert es?

Ein Hinweisgebersystem ist ein Softwaresystem, das den Mitarbeitenden und potenziellen Partnern eines Unternehmens ein Formular zur Verfügung stellt, mit dem sie Fehlverhalten, unrechtmäßige oder unethische Handlungen melden können. Ein Hinweisgebersystem kann auch als Whistleblower-Hotline oder als Meldesystem bezeichnet werden.

Ein Mitarbeitender, auch Whistleblower genannt, meldet Missstände, indem er das Formular im Hinweisgebersystem des Unternehmens ausfüllt. Der Whistleblower kann über das Hinweisgebersystem eine Untersuchungsstelle kontaktieren, Anhänge senden und einen Dialog mit den Sachbearbeitenden führen. Jeder Schritt wird so ausgeführt, dass die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person und der in der Meldung genannten Dritten gewahrt bleibt und die Möglichkeit eines unbefugten Zugriffs auf Informationen ausgeschlossen wird. Die Mitarbeitenden können sich auch dafür entscheiden, letztlich anonym zu melden, ohne ihre Identität preiszugeben, wenn diese Option im gewählten Hinweisgebersystem verfügbar ist.

Welche Unternehmen brauchen ein Hinweisgebersystem? 

Bis zum 17. Dezember 2021 hätten alle EU-Länder nach der Verabschiedung der EU-Whistleblowing-Richtlinie ein nationales Whistleblowing-Schutzgesetz ausarbeiten und eine Frist für Unternehmen mit mehr als 250 bzw. mehr als 50 Mitarbeitenden zur internen Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline bekannt geben müssen.

HinSchG: Deutsche Whistleblowing-Gesetzgebung

In Deutschland ist es das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das die besonderen Regeln für Unternehmen in Bezug auf die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweismeldungen festlegt.

Das HinSchG wurde Mitte Mai 2023 vom Bundesrat und Bundestag angenommen. Daraufhin wurde es am 02. Juni 2023 vom Bundespräsidenten unterschrieben und trat damit am 02. Juli 2023 in Kraft.

Alle deutschen Unternehmen und Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden sind verpflichtet, eine geeignete Meldestelle einzurichten. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden gibt es eine Übergangsphase bis zum 17. Dezember 2023; größere Unternehmen, mit 250+ Mitarbeitenden, mussten einen geeigneten Hinweisgeberkanal bis zum 02. Juli 2023 einrichten. 

Arten von Whistleblowing-Kanälen: Wo können Mitarbeitende Meldung abgeben?

Zum Schutz ihrer Interessen und zur Förderung der Transparenz setzen Unternehmen auf verschiedene Kanäle für die Meldung von Missständen. Von Telefon-Hotlines bis hin zu dezentralen digitalen Plattformen setzen Unternehmen verschiedene Strategien ein, um Mitarbeitende und Stakeholder zu ermutigen, potenzielles Fehlverhalten oder Missstände zu melden. 

Whistleblowing-Kanälen.png

Unternehmen können jetzt ein sicheres und vertrauliches digitales Hinweisgebersystem nutzen, das alle eingereichten Informationen vor unbefugtem Zugriff schützt. Mitarbeitende oder externe Partner können ihre Meldungen über eine Online-Plattform oder ein Formular auf der Webseite übermitteln, wobei sie auf Wunsch anonym bleiben können. Ein digitales Hinweisgebersystem gibt den Nutzern Sicherheit, wenn sie potenziell heikle Angelegenheiten ans Licht bringen wollen, und kann, je nach Anbieter, eine der schnellsten Möglichkeiten sein, einen vollständig konformen Whistleblowing-Kanal einzurichten.

Einige digitale Whistleblowing-Anbieter ermöglichen auch mündliche Meldungen über diesen Kanal.

Einige Unternehmen bieten einen speziellen E-Mail-Kanal an, über den Mitarbeitende Berichte an das Untersuchungsteam senden können. Eine solche E-Mail wird in der Regel von IT-Administratoren eingerichtet, damit das Untersuchungsteam darauf zugreifen kann. Eine E-Mail-Hotline scheint schnell und mühelos zu sein, aber sie wirft Datenschutz- und Sicherheitsbedenken auf. So kann ihre Nutzung die Sicherheit der heikelsten Angelegenheiten des Unternehmens gefährden. Außerdem können E-Mails nicht als anonyme Kanäle betrachtet werden. 

Theoretisch können E-Mails verschlüsselt werden, um den Inhalt zu schützen, aber dazu sind Vorarbeiten erforderlich: Sowohl der Absender als auch der Empfänger müssen die Verschlüsselung im Voraus einstellen. Nicht alle Unternehmen tun dies; außerdem wissen nur wenige Mitarbeitende, wie man dies macht. Wenn sich die Mitarbeitenden selbst darum kümmern müssen, werden sie schnell das Vertrauen in den Kanal verlieren. Außerdem gibt es keine Garantie dafür, dass die E-Mail-Systeme verschlüsselte Anhänge nicht löschen, da ihr Inhalt nicht auf Sicherheit geprüft werden kann. 

Zusammen mit der E-Mail war die Einrichtung einer eigenen Telefonleitung eine gängige Praxis bei den ersten Anwendern von Whistleblowing-Kanälen. Dabei handelte es sich in der Regel um eine gebührenfreie Hotline, die jeder anrufen konnte, und die Telefonleitungen konnten sowohl intern als auch extern genutzt werden. 

Ein telefonischer Whistleblowing-Kanal funktioniert oft rund um die Uhr, so dass die Leute anrufen können, wann es ihnen am besten passt, um einen Fall zu besprechen. Die Mitarbeitende, die die Anrufe entgegennehmen, befinden sich alle an sicheren Orten, die nicht abgehört werden können. Mit dem Einverständnis der hinweisgebenden Person kann der Sprachbericht zur weiteren Verwendung und zur Gewährleistung der Unveränderlichkeit der bereitgestellten Informationen aufgezeichnet werden.

Eine Telefonleitung kann nicht als anonymer Kanal betrachtet werden, da es relativ einfach ist, die Stimme zu erkennen. Außerdem ist es problematisch, auf Anfragen nach weiteren Informationen oder Feedback zu reagieren.

Einige Hinweisgebersysteme erlauben auch Telefonleitungen als Zusatzprodukte. Dies ermöglicht es den Sachbearbeitern oft, sowohl Formulareingaben als auch telefonische Eingaben im selben Fallverwaltungssystem zu bearbeiten.

Alternativ können die Unternehmen anbieten, den Untersuchungsbeauftragten persönlich zu treffen. Der Kanal "Direkte Ansprache" oder "Persönlich" umfasst einen zugewiesenen internen Sachbearbeitenden, mit dem die Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens sprechen können, z. B. den Leiter der Personalabteilung oder einen Compliance-Beauftragten. Die Mitarbeitenden können ihre Bedenken und Anschuldigungen sicher besprechen, ohne befürchten zu müssen, belauscht zu werden, indem sie einen Termin für ein sicheres, vertrauliches Gespräch vereinbaren.

Da es sich um ein persönliches Treffen handelt, gibt es keine Möglichkeit, anonym zu bleiben. Auf diesem Weg zögern die Mitarbeitende oft, ihre Bedenken zu äußern, weil sie nicht wissen, wer sie hören könnte. So können kritische Probleme, die im Unternehmen auftreten, viel zu lange ungehört und unbehandelt bleiben.

Eine Ombudsperson ist ein extern eingestellter Berater, häufig ein Rechtsanwalt, DSB oder ein externer Compliance-Manager, der als vertrauenswürdige und vertrauliche Ressource für die Mitarbeitende, Partner, Bewerber oder andere Dritte des Unternehmens fungiert. Jeder, der Warnzeichen für unethische Vorgänge wie Betrug oder Korruption am Arbeitsplatz beobachtet, kann eine Ombudsperson um Unterstützung bitten.

Hinweisgebende Personen können sich über verschiedene Kanäle an die Ombudsperson wenden: per Telefon, in einem direkten Gespräch oder über ein Online-Formular, wenn alle drei Möglichkeiten vorhanden sind. Nicht alle Ombudsleute arbeiten mit digitalen Hinweisgebersystemen, obwohl die meisten dies aus Gründen der Einhaltung von Vorschriften und der Sicherheit für ein Muss halten. Immer mehr Beratende implementieren heutzutage eine digitale Hotline in ihr Whistleblowing-Paket - dies ermöglicht es ihnen, anonyme Meldungen zu ermöglichen, was in einigen EU-Ländern vorgeschrieben ist.

Der Vorteil einer Ombudsperson besteht darin, dass sie zweifellos eine unparteiische Quelle ist, was für einige Whistleblower ein entscheidender Faktor bei der Einreichung eines Berichts sein kann. 

Welchen Whistleblowing-Kanal sollte man wählen?

Für deutsche Unternehmen, die das nationale Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einhalten und ihren Mitarbeitenden den sichersten Weg bieten wollen, ist die Wahl eines digitalen Hinweisgebersystems der Industriestandard. Eine fertige Plattform, die mit allen Datenvorschriften wie der DSGVO konform ist und den Unternehmen die Flexibilität bietet, die sie benötigen, unabhängig davon, in welchem Land sie ihren Sitz haben. 

Ältere Methoden, wie E-Mails oder physische Briefkästen, ermöglichen in der Regel keine anonymen Meldungen und beseitigen auch nicht den Stress und das Zögern der Mitarbeitenden, die dem Unternehmen wichtige Anliegen mitteilen möchten. Es kann davon ausgegangen werden, dass die Anzahl der Meldungen, die über die traditionellen Instrumente gesammelt wurden, unzureichend war. 

Einige Unternehmen bieten jedoch aufgrund etablierter Praktiken und kultureller Präferenzen immer noch diese Alternativen zusammen mit dem digitalen Hinweisgebersystem an. 

Whistleblowing-Kanal Vergleich.png

Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?

Ein Angestellter reicht eine Meldung ein

Im Falle von Fehlverhalten im Unternehmen kann ein Mitarbeitender einen Fall über das Hinweisgebersystem des Unternehmens melden. Wenn das System es zulässt, kann er sich dafür entscheiden, völlig anonym zu bleiben. Nach dem Gesetz sollte die hinweisgebende Person kurz nach der Meldung eine Bestätigung erhalten. Die maximale Bestätigungszeit kann innerhalb der EU-Länder variieren, aber die meisten Länder verlangen eine Bestätigung innerhalb von 7 Tagen. 

Ein Sachbearbeitender beginnt eine Untersuchung 

Sobald eine Meldung eingegangen ist, wird sie von einer intern benannten Whistleblower-Einheit oder einem einzelnen Sachbearbeitenden auf ihren Wahrheitsgehalt hin untersucht. Sie nehmen eine erste Bewertung des Falles vor und prüfen, ob zusätzliche Ressourcen erforderlich sind. 

Kommunikation zwischen Whistleblower und Sachbearbeitenden

Nach Einreichung der Meldung erhält die hinweisgebende Person einen eindeutigen Code für das Online-System, mit dem sie den aktuellen Stand des Falls einsehen und auf sichere Weise mit dem Untersuchungsteam kommunizieren kann. Im Falle einer anonymen Meldung bleibt die gesamte Kommunikation anonym, es sei denn, die hinweisgebende Person beschließt, sich selbst zu offenbaren.

Der Whistleblower muss auch die Sicherheit des einmaligen Codes berücksichtigen. Bei Verlust kann dieser nicht wiedergefunden werden. Es könnte eine gute Idee sein, ihn auszudrucken und eine Kopie aufzubewahren, um sicherzustellen, dass Sie immer Zugriff auf den Bericht haben. Wenn der Code verloren geht, gibt es in der Regel keine Möglichkeit, die Informationen über das Hinweisgebersystem abzurufen.

Ein Whistleblower wird über die Lösung seines Falles informiert 

Die hinweisgebende Person sollte damit rechnen, dass sie innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens eine Antwort erhältIn den meisten EU-Ländern beträgt diese Frist drei Monate.   

Warum sollten Unternehmen ein Hinweisgebersystem einrichten?

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Vermeidung von Geldstrafen sind nur der Anfang, wenn es um die Einrichtung eines Hinweisgebersystems geht. Eine wirksame Whistleblower-Politik kann auch zahlreiche Vorteile für ein Unternehmen mit sich bringen - von internen Kosteneinsparungen und verbesserten Compliance-Prozessen bis hin zur Stärkung des Vertrauens zwischen Mitarbeitenden und Managementteams. Vor allem ist es eine Chance, um:

1. Einen Fall intern zu bearbeiten, bevor sich die hinweisgebende Person an eine öffentliche Einrichtung wendet

Die Aufdeckung und Lösung interner Probleme sollte in vielen Unternehmen zu den obersten Prioritäten gehören und ist daher einer der Hauptgründe für die Einrichtung einer internen Whistleblowing-Hotline. Auf diese Weise können Unternehmen Probleme angehen, sobald sie auftreten, und verhindern, dass sie sich zu einem größeren Problem entwickeln.

Letztlich liegt es im Interesse der Unternehmen, Fälle intern zu bearbeiten. Die Alternative für den Whistleblower wäre, sich entweder an einen öffentlichen Kanal, der einer öffentlichen Einrichtung gehört, oder an die Presse zu wenden. Sowohl für die zukünftige Effizienz als auch für den Ruf des Unternehmens ist es besser, Probleme intern zu lösen.

2. Gesetzliche Vorschriften einzuhalten

Wenn ein Unternehmen mit Sitz in Europa mehr als 50 Mitarbeitende beschäftigt, muss es eine Whistleblower-Hotline einrichten, um das Gesetz einzuhalten und Geldstrafen zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften von Anfang an einhält, damit Sie sich später nicht mit den Folgen auseinandersetzen müssen.  

3. Eine "Speak-up"-Kultur zu schaffen

Die Schaffung einer Kultur des Dialogs am Arbeitsplatz ist der Schlüssel zum Aufbau einer dynamischen, mitarbeiterzentrierten Kultur. Die Schaffung eines solchen Umfelds kann den Weg für eine bessere Mitarbeiterbindung, Loyalität und Talentakquise ebnen - alles wesentliche Komponenten, um auf dem heutigen Markt erfolgreich zu sein. Dabei geht es nicht nur darum, darüber zu reden - Unternehmen müssen konkrete Maßnahmen ergreifen, wie z. B. die Einführung von Whistleblowing-Richtlinien, die die Mitarbeitenden ermutigen, Missstände zu melden, wenn diese auftreten.

4. Arbeitnehmer zu schützen

Auch wenn es für Unternehmen zweifellos von Vorteil ist, Verstöße aufzudecken und zu verhindern, ist nicht jeder glücklich, wenn bestimmte Missstände oder Fehlverhalten aufgedeckt werden, vor allem, wenn man selbst betroffen ist. Genau das ist der Sinn von Whistleblowing - den hinweisgebenden Personen während des Prozesses Schutz zu bieten. Ohne einen gewissen Schutz sind die Chancen, dass Probleme an die zuständigen Mitarbeitenden des Unternehmens weitergegeben werden, geringer, was es der Unternehmensleitung wiederum erschwert, die Probleme im Unternehmen zu verbessern. 

5. Schäden für die Marke oder die Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu verhindern

Whistleblowing ist eine unschätzbare Ressource, die es Organisationen ermöglicht, Probleme bereits im Anfangsstadium anzugehen. Indem sie direkte Informationen von ihren Mitarbeitenden und engagierten Teams erhalten, können sich Unternehmen vor potenziell negativen Folgen schützen, die sowohl der Marke als auch der Wirtschaft des Unternehmens schaden könnten. 

Wie man ein Hinweisgebersystem einführt

Dies ist ein typischer Prozess für eine Organisation, die ein Hinweisgebersystem einführt.

1. Wählen Sie Ihre Stakeholder

Bei der Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems ist die Ernennung der Beteiligten der erste Aktionspunkt. Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, die am besten geeigneten Kandidaten aus dem eigenen Unternehmen auszuwählen oder einen externen Vertreter zu beauftragen. Aufgrund der Sensibilität des Themas wählen die meisten Unternehmen jedoch Mitglieder der Personalabteilung, der Compliance-Abteilung, des Vorstands oder der Geschäftsführung aus. Einzige Voraussetzung ist, dass sie unparteiisch sind und die Fälle zügig bearbeiten können.

Gibt es Vorschriften darüber, wer dem Untersuchungsteam angehören darf?

Gemäß der EU-Whistleblowing-Richtlinie könnte das Untersuchungsteam aus einem Compliance-Beauftragten, einem Personalleiter, einem Rechtsberater, einem Finanzvorstand, einem Vorstandsmitglied oder einem Mitglied der Geschäftsführung bestehen. Alternativ können Unternehmen die Bearbeitung von Meldungen auch an einen externen Dritten auslagern.

2. Wählen Sie ein Hinweisgebersystem

Die meisten Unternehmen erkennen schnell, dass es zu kostspielig ist, das System selbst zu entwickeln, da die meisten Unternehmen Sicherheits- und Prozessanforderungen haben.

Es hat sich bewährt, einen externen Anbieter für eine leicht zugängliche digitale Plattform zu suchen, auf der hinweisgebende Personen vertraulich oder anonym, mündlich oder in schriftliche Meldungen erstatten können. Ein digitales Hinweisgebersystem ermöglicht es den Mitarbeitenden, Gespräche mit den Mitgliedern des genehmigten Untersuchungsausschusses zu führen, bei Bedarf weitere Beweise vorzulegen und die Fortschritte auf dem Weg zum Abschluss zu verfolgen. 

3. Erstellung einer Whistleblower-Richtlinie

Entwickeln Sie Richtlinien mit detaillierten Informationen über die Verfahren, die Mitarbeitende zur Meldung nutzen können, über die Arten von meldepflichtigen Verstößen, über den Schutz, der hinweisgebenden Personen gewährt wird, usw. Stellen Sie sicher, dass jeder Ihre Whistleblowing-Politik finden kann, indem Sie sie das Hinweisgebersystem, im Intranet und auf Ihrer Website veröffentlichen.

Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung einer Whistleblowing-Richtlinie benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden, da wir über ein umfangreiches Netzwerk von Compliance-Experten und Anwälten verfügen, die sich genau auf diesen Bereich spezialisiert haben.

 4. Kommunizieren Sie Ihre Whistleblowing-Politik mit Ihren Mitarbeitenden

Die Effizienz des Hinweisgebersystems hängt unmittelbar davon ab, ob Ihre Mitarbeitenden über seine Existenz und seine Vorzüge informiert sind. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitenden Ihre Politik und stellen Sie ihnen die zuständigen Personen vor, die die Fälle bearbeiten.

Als Nächstes sollten Sie sie über das interne Meldesystem informieren und fortlaufend schulen, auf welche Verhaltensweisen sie achten müssen, wie sie Meldung machen können und welchen Schutz hinweisgebende Personen genießen, um ein Umfeld zu schaffen, in dem sich potenzielle Whistleblower sicher fühlen, wenn sie Meldung abgeben.

Auch physische Medien sind eine gute Möglichkeit, Ihr System bekannt zu machen. Plakate, Schilder und andere visuelle Inhalte im Büro können Ihnen helfen, auf Ihr Hinweisgebersystem aufmerksam zu machen. Einige Systeme können Ihnen dabei helfen, das Material dafür zu erstellen.

Die wichtigsten Merkmale, auf die Sie bei der Auswahl eines Hinweisgebersystems achten sollten 

Transparenz für Whistleblower

Die Meldung eines Problems kann für Mitarbeitende manchmal eine Herausforderung sein, bis zu dem Punkt, an dem sie ihre Meinung über eine Meldung ändern. Deshalb suchen viele Unternehmen nach einem Hinweisgebersystem, das die Mitarbeitenden reibungslos durch jeden Schritt führt und sicherstellt, dass ihr Fall transparent und sicher behandelt wird. 

DSGVO-konform und maximale IT-Sicherheit

Einer der Hauptgründe, warum so viele Unternehmen eine Whistleblower-Software in Betracht ziehen, ist die Anforderung, mit den Datenschutzstandards für Whistleblower auf dem Laufenden zu bleiben, einschließlich DSGVO. 

Neben dem Hosting in der EU verlangt die DSGVO-Schrems-II-Verordnung in den meisten Fällen eine bestimmte IT-Infrastruktur, die Teil des Produkts ist, nämlich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Eine große Handvoll von Anbietern berücksichtigt dies nicht.

Die meisten Unternehmen stellen auch hohe Anforderungen an ein solches System in Bezug auf IT-Sicherheitszertifikate, da es sich um das potenziell schlimmste interne Problem des Unternehmens handelt, das auf der Plattform landen könnte.

Ein gutes Zertifikat, auf das Sie achten sollten, ist die ISAE 3000- und die ISO 27001-Zertifizierung. Vergewissern Sie sich, dass das Hinweisgebersystem nicht nur einen ISO 27001-zertifizierten Hosting-Anbieter nutzt, sondern dass auch das eigene Unternehmen zertifiziert ist, so dass Sie sicher sein können, dass auch die internen Teams die von der ISO-Norm geforderten Verfahren einhalten. 

Anonyme und vertrauliche Hinweisgabe

Anonyme Hinweisgebersysteme ermöglichen es Whistleblowern, während des gesamten Melde- und Kommunikationsprozesses mit dem Unternehmen anonym zu bleiben. Die meisten Unternehmen ziehen es vor, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit der anonymen Meldung zu bieten, da mehr Mitarbeitende es vorziehen, anonym zu bleiben.

In einigen Ländern ist ein anonymes Hinweisgebersystem gesetzlich vorgeschrieben.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden anonyme und vertrauliche Meldungen anbieten, müssen Sie ihnen die Möglichkeit geben, die für sie bequemere Variante zu wählen. Falls Ihnen der Unterschied noch nicht klar ist, finden Sie hier einen Artikel, in dem anonyme Hinweisgebersysteme näher erläutert werden.  

Die Wahl eines Anbieters, der die anonyme und vertrauliche Meldung von Hinweisen unterstützt, ist eine gute Idee, selbst wenn Sie derzeit nur eine Option nutzen.

Flexible Berichtsseite & Fallmanagement

Die Einrichtung einer Meldeseite mit größtmöglicher Flexibilität bei der Anpassung von Whistleblower-Richtlinien, Markenfarben, Sprachen und Eingabefeldern ist für die meisten Unternehmen ein Muss.

Auch das Fallmanagement sollte bequem in der Anwendung, aber auch flexibel und sicher sein. Eine Funktion, auf die man achten sollte, könnte die Möglichkeit sein, Benutzern zugriffsbeschränkte Rollen zuzuweisen, um sie vor undichten Stellen zu schützen, was die Funktion "Zugriffskontrolle" zu einem absoluten Muss für jedes Hinweisgebersystem macht. Ebenso helfen Funktionen wie "Schwärzung" (falls Sie mehr als ein Sachbearbeiter sind) oder das 4-Augen-Prinzip, die Fälle sorgfältiger zu bearbeiten.

Unterstützte Sprachen

Mehrsprachige Unterstützung ist eine relativ einfache Entscheidung, wenn die Unternehmen möchten, dass ihre Mitarbeitenden das Meldesystem in ihrer Sprache nutzen können. Die meisten Systeme sind kostenpflichtig, und die Qualität der Übersetzungen ist sehr unterschiedlich.

Ein beliebtes Merkmal ist auch die Möglichkeit der sicheren maschinellen Übersetzung von Berichten, die es den Sachbearbeitern ermöglicht, Fälle in mehreren Sprachen mühelos zu prüfen.

Die wichtigsten Dinge, die Whistleblower wissen müssen, bevor sie eine Meldung einreichen

Wenn Sie darüber nachdenken, eine Whistleblowing-Meldung einzureichen, finden Sie hier ein paar nützliche Tipps. Denken Sie daran, dass es immer eine gute Idee ist, die Whistleblowing-Vorschriften Ihres Unternehmens oder die relevanten Teile des Hinweisgeberschutzgesetzes für weitere Informationen zu überprüfen.

Dieser Artikel bezieht sich auf das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Es ist zu beachten, dass die Regelungen in der österreichischen Gesetzgebung abweichen können. ⁠Lesen Sie mehr über das HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) in Österreich hier

1. Ihre Rechte als Whistleblower:

2. Vorbereitung vor der Einreichung eines Falles

Machen Sie sich vertraut mit den Whistleblowing-Vorschriften Ihres Unternehmens. Diese enthalten klare Beschreibungen der Einzelheiten, die sie wissen müssen, wenn Sie eine Meldung einreichen wollen. In der Richtlinie finden Sie Hinweise darauf, wie Sie Bedenken äußern können, welche Probleme gemeldet werden können, welche Beweise Sie beifügen müssen, wie Sie Dateien sicher anhängen, damit Ihre Anonymität gewahrt bleibt, und auf welchen rechtlichen Schutz Sie sich verlassen können.

Sie haben bestimmte Rechte, wenn Sie unter die gesetzlichen Bestimmungen fallen. Es kann hilfreich sein, ein Blick in das offizielle Gesetz zu werfen, um zu verstehen, ob dies auf Sie zutrifft und was das für Sie bedeutet.

3. Anonyme oder vertrauliche Meldung? Worin besteht der Unterschied?

Es gibt keine Garantie dafür, dass Sie die Möglichkeit haben werden, eine anonyme Meldung abgeben zu können, da das HinSchG deutsche Unternehmen nicht dazu verpflichtet, einen anonymen Meldeweg einzurichten. 

Wenn das Unternehmen jedoch beschließt, neben dem vertraulichen auch den anonymen Meldeweg einzuführen, ist es wichtig, dass Sie den Unterschied kennen. Hier ist ein kurzer kontrastiver Vergleich.

Vertraulich

Anonym

Informationen, die Whistleblower weitergeben

Hinweisgebende Personen  müssen über ein von einem Unternehmen bereitgestelltes Formular einige Kontaktinformationen zu ihrer Person angeben.

Die Identität der hinweisgebenden Person ist nur denjenigen bekannt, die den Fall bearbeiten. Für andere an der Fallbearbeitung Beteiligten bleibt die Identität der hinweisgebenden Person anonym.

Hinweisgebende Personen können eine Meldung über ein von einem Unternehmen bereitgestelltes Formular einreichen, ohne persönliche Informationen preiszugeben.

Niemand kennt die Identität der hinweisgebenden Person, die  einen Fall einreicht.

Hinweisgeberschutz

Nach dem Gesetz sind alle hinweisgebende Personen, die eine Meldung abgeben, geschützt. 

Nach dem Gesetz sind alle hinweisgebende Personen, die eine Meldung abgeben, geschützt. 

Weitere Kommunikation*

Die hinweisgebende Person kann über die Meldeseite von Whistleblower Software sicher für weitere Informationen kontaktiert werden. Die Sicherheit aller ausgetauschten Daten ist durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung doppelt gesichert.

Die hinweisgebende Person kann über die anonyme Seite sicher kontaktiert werden, um weitere Informationen zu erhalten. Für anonymes Whistleblowing ermöglicht Whistleblower Software eine zweiseitige Kommunikation durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

*Die hinweisgebende Person kann auf die Seite mit dem Authentifizierungscode zugreifen, der bei der Einreichung einer anonymen Meldung generiert wird.

4. Was sind Whistleblowing-Fälle und was nicht?

Whistleblowing-Fall 

- Schutz gewährleistet 

Kein Fall von Whistleblowing/ Falschmeldung

- Folgen

Ein Whistleblowing-Fall beinhaltet die Offenlegung von Informationen über Fehlverhalten oder illegale Aktivitäten innerhalb einer Organisation, die Handlungen wie Betrug, Korruption, unethisches Verhalten, Sicherheitsverstöße oder andere Formen von Fehlverhalten umfassen können. 

Die Glaubwürdigkeit der gemeldeten Informationen ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass die Informationen als Whistleblowing-Fall betrachtet werden können. So müssen die gemeldeten Informationen wahr sein, oder die meldende Person muss berechtigte Gründe haben, dies zu glauben. Im Falle einer vorsätzlichen Meldung falscher Informationen muss die meldende Person den Schaden ersetzen.

FAQ

Wie viele Berichte kann ich erwarten?

Die Anzahl der Whistleblowing-Meldungen, mit denen Unternehmen rechnen können, variiert von Unternehmen zu Unternehmen und hängt von der Branche, dem Land und davon ab, wie gut das Hinweisgebersystem im Unternehmen eingeführt und gefördert wurde. Die durchschnittliche Anzahl, die wir bei Whistleblower Software am Beispiel unserer Kunden gesehen haben, lag bei 0,5 - 1 % der Mitarbeitendenzahl. In einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden kann der Untersuchungsausschuss also mit etwa 2 bis 5 Meldungen pro Jahr rechnen.

Sollte ich ein anonymes Hinweisgebersystem zulassen?

Wenn ein Mitarbeitender beschließt, einen Vorfall zu melden, gibt es zwei Möglichkeiten: anonymes oder vertrauliches Whistleblowing. Viele Unternehmen stellen sich die Frage, ob anonymes Whistleblowing eine Voraussetzung für eine Whistleblowing-Politik ist. 

Vergewissern Sie sich, dass Sie den Unterschied zwischen vertraulichen und anonymen Hinweisgebersystemen kennen.

Die Antwort hängt von den nationalen Rechtsvorschriften der einzelnen EU-Mitgliedstaaten ab. Während einige Länder die ein anonymes Hinweisgebersystem zwingend vorschreiben, ist dies in anderen nicht der Fall.

So müssen z. B. in Portugal und Frankreich die Arbeitgeber immer die Möglichkeit eines anonymen Hinweisgebersystems vorsehen, während es in Dänemark oder Schweden den Unternehmen überlassen bleibt, ob sie ein anonymes Hinweisgebersystem zulassen.

Was ist der Unterschied zwischen interner und externer Berichterstattung?

Je nachdem, wo die Meldungen enden, gibt es zwei Kanäle für die Meldung von Missständen:

  • Bei der ersten Option handelt es sich um einen internen Berichtsweg, bei dem die Berichte direkt an einen Arbeitgeber oder eine von der Organisation beauftragte Person gehen; die Informationen bleiben also innerhalb der Organisation.

  • Die zweite Option ist ein externer Meldeweg, bei dem sich eine hinweisgebende Person mit ihren Informationen außerhalb der Organisation an die von jedem Mitgliedstaat eingerichteten zuständigen Behörden wendet. 

Es liegt im besten Interesse des Unternehmens, seine Mitarbeitenden zu ermutigen, ein internes System zu nutzen, da dies dem Unternehmen die Möglichkeit gibt, den Fall intern zu bearbeiten. In der Praxis würden die Mitarbeitenden eine interne Meldung als erste Option in Betracht ziehen. Es sei denn, die Situation ist kritisch und das Unternehmen hat weder etwas unternommen noch sich besorgt gezeigt. 

Wir haben eine Unternehmensgruppe. Brauchen wir mehrere Systeme zur Meldung von Missständen?

In vielen Ländern können Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ein gemeinsames Hinweisgebersystem haben, wenn der Anbieter des Hinweisgebersystems eine solche Lösung berücksichtigt hat. Whistleblower Software fällt in diese Kategorie. Wenn Sie Fragen dazu haben, empfehlen wir Ihnen, sich an unseren Support zu wenden.

Wie lange dauert es, ein System zur Meldung von Missständen einzuführen?

Die Einführung eines Systems zur Meldung von Missständen hängt von der Größe des Unternehmens ab. Die Ausarbeitung einer Whistleblowing-Politik und die Schulung eines Untersuchungsausschusses können ebenfalls einige Zeit in Anspruch nehmen. Dieser Aspekt ist für größere Unternehmen und Betriebe von größerer Bedeutung, da in der Regel mehr Personen beteiligt sind und der Prozess somit umfangreicher ist.

Was den Zeitaufwand für die Implementierung eines Hinweisgebersystems angeht, so kann die Einrichtung je nach Softwareanbieter zwischen einigen Stunden und Monaten dauern. Die Einrichtung ist vor allem dann schnell, wenn ein Unternehmen über eine spezielle Whistleblowing-Lösung verfügt. Es gibt einige Anbieter in der Branche, die eine sehr lange Implementierungszeit (Monate) haben.

Aus wem besteht ein Whistleblowing-Ausschuss? Müssen Unternehmen spezielle Mitarbeitende einstellen?

Ein Whistleblowing-Untersuchungsteam könnte zum Beispiel aus einem Compliance-Beauftragten, einem Personalleiter, einem Rechtsberater, einem Finanzvorstand, einem Vorstandsmitglied oder einem Mitglied der Geschäftsleitung bestehen. Die Anzahl der Ausschussmitglieder hängt von der Größe des Unternehmens ab. In kleineren Unternehmen sind oft ein oder zwei Sachbearbeiter anzutreffen, in größeren Unternehmen ist diese Zahl höher. Eine höhere Anzahl von Sachbearbeitern bedeutet jedoch keine Überlastung mit der Bearbeitung von Whistleblowing-Fällen. 

Unternehmen können einen externen Anwalt mit der Prüfung und Bewertung von Fällen beauftragen, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie den richtigen Anwalt finden wollen, verfügen wir von Whistleblower Software über ein großartiges Netzwerk von führenden Anwaltskanzleien und Ombudsleuten, die Whistleblower Software einsetzen. Bitte kontaktieren Sie uns hier.

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Dieser Artikel wurde nur zur Information entworfen und beabsichtigt keine Rechtsberatung. Wenn Sie eine rechtliche Beratung wünschen, kontaktieren Sie den Berater Ihres Vertrauens. Alternativ kann „Whistleblower Software“ Sie mit einem Rechtsexperten bei Ihnen vor Ort in Kontakt bringen.

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