Yulia Landbo
¿Alguna vez se ha preguntado cómo pueden las organizaciones abordar eficazmente posibles conductas indebidas, evitar los efectos perjudiciales de los escándalos producidos por denuncias de irregularidades y mejorar su reputación? La respuesta es contar con un sólido canal de denuncias interno.
Un canal de denuncias interno es el conjunto de mecanismos designados dentro de una organización a través de los cuales los empleados pueden denunciar de forma segura y confidencial posibles conductas indebidas, fraudes u otras prácticas poco éticas. También se conoce como el canal de denuncia de irregularidades.
Los canales de denuncias internos obligatorios ayudan a las organizaciones en el cumplimiento de la normativa sobre denuncia de irregularidades y sus normas éticas. Dado que son parte esencial del marco de cumplimiento de una empresa, estos canales promueven la transparencia y la responsabilidad, permitiendo a los empleados o socios plantear sus inquietudes sin temor a represalias.
En los casos en que la denuncia interna no sea una opción eficaz, los empleados disponen de canales alternativos para transmitir sus inquietudes. Entre otras opciones, se incluyen:
- Canales externos. Los denunciantes pueden optar por utilizar canales de denuncias externos si creen que los canales internos son insuficientes o están comprometidos, o si temen sufrir represalias. Los canales externos suelen estar representados por organismos gubernamentales externos creados por países.
- Canales públicos. En algunos casos específicos y excepcionales, los denunciantes pueden revelar información al público o a los medios de comunicación si tienen suficientes motivos para creer que existe un peligro inminente o manifiesto para el interés público o si corren el riesgo de sufrir represalias.
Los canales de denuncias internos son aquellas herramientas designadas dentro de una organización que permiten a los empleados denunciar posibles conductas indebidas, fraudes u otras prácticas poco éticas. Estos canales pueden incluir líneas directas de denuncia de irregularidades (teléfono), canales de denuncia en línea, correos electrónicos o comunicación directa con el responsable de cumplimiento. Por lo general, la denuncia interna es el primer paso preferido, ya que permite a las organizaciones abordar los problemas de forma proactiva y supervisar el proceso de resolución.
Por otro lado, los canales de denuncias externos implican plantear estas posibles irregularidades a entidades ajenas a la organización, como organismos reguladores, fuerzas de seguridad, sindicatos o asociaciones industriales. Estas instituciones pueden variar de un país a otro en función de la legislación nacional. Se recurre a los canales externos cuando la denuncia interna no se estima eficaz, o cuando la organización no ha puesto en marcha un canal de denuncia propio.
En beneficio de las propias empresas, se recomienda incentivar a los empleados para que utilicen los canales de denuncias internos, ya que permite a las empresas resolver los problemas antes de que causen daños mayores. En algunos países, estas recomendaciones proceden incluso del poder legislativo nacional.
Algunas empresas deciden externalizar la gestión de los informes de denuncia de irregularidades a un abogado externo o a un Defensor del Pueblo, un enfoque que sigue considerándose una denuncia interna. Esto se debe a que la parte contratada actúa en nombre de la organización a la hora de abordar y resolver los problemas denunciados, al mismo tiempo que mantiene la confidencialidad y garantiza la protección del denunciante.
Tal como recomienda la Directiva europea sobre la denuncia de irregularidades, el canal de denuncias interno obligatorio debe ser accesible a una serie de personas que trabajen en el sector privado o público y que posean información sobre irregularidades en un contexto relacionado con el trabajo. Por lo general, se incluyen:
- todos los empleados, incluidos los trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial, temporales y contratados;
- trabajadores por cuenta propia o autónomos;
- accionistas y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos, así como voluntarios, solicitantes de empleo y becarios remunerados o no remunerados; y
- cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
Un canal de denuncias interno es una herramienta esencial para detectar y abordar posibles conductas indebidas, fraudes o comportamientos poco éticos dentro de una organización antes de que se conviertan en escándalos públicos. Al poner medios seguros y confidenciales a disposición de los empleados y las partes interesadas para comunicar sus inquietudes, las organizaciones pueden detectar problemas en una fase temprana y tomar medidas correctivas para evitar que se conviertan en problemas más graves.
Un canal de denuncias interno bien implantado no solo capacita a los empleados para contribuir al mantenimiento de las normas éticas, sino que también permite a las organizaciones mitigar los riesgos de forma proactiva y proteger su propia reputación.
La obligación de que las empresas dispongan de canales de denuncias internos depende de la jurisdicción y de la normativa específica del sector. Al igual que en otros países de la UE, las empresas en España están obligadas a implantar un canal de denuncias interno.
Según la Ley Whistleblowing, Ley Española de Protección a los Denunciantes, las empresas privadas con una plantilla de más de 250 empleados, las entidades del sector público, excepto en aquellos municipios con menos de 10.000 habitantes, así como los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones que puedan crear deberán implantar un canal de denuncias antes del 13 de junio de 2023.
En el caso de las empresas con más de 50 empleados y los municipios de menos de 10.000 habitantes, el plazo se amplía hasta el 1 de diciembre de 2023.
Un denunciante interno es una persona que informa sobre posibles conductas indebidas, fraudes o comportamientos poco éticos dentro de su propia organización utilizando los canales de denuncias internos designados. Por ejemplo: un empleado cumplimenta el formulario de denuncia en línea para informar de varias irregularidades de contabilidad que ha observado en los estados financieros de la empresa.
La denuncia de irregularidades puede ser tanto interna como externa, dependiendo del canal a través del cual se comunique la información.
La denuncia interna se produce cuando una persona informa de cualquier posible conducta indebida o infracción dentro de la organización utilizando los canales de denuncia internos designados.
La denuncia externa consiste en presentar información sobre irregularidades a entidades ajenas a la organización, como organismos reguladores, fuerzas de seguridad y similares.
Para fomentar la denuncia interna en una organización es necesario implantar una combinación de políticas, comunicación y una cultura de apoyo. Algunas estrategias para promover la denuncia interna son desarrollar un canal de denuncias confidencial y fácil de usar, educar a los empleados sobre la importancia de la denuncia para mantener las normas éticas, garantizar la confidencialidad y la protección de los denunciantes, fomentar la cultura de la responsabilidad y el diálogo abierto y demostrar compromiso con la conducta ética.
En conclusión, un canal de denuncias interno desempeña un papel fundamental a la hora de fomentar una cultura de transparencia y responsabilidad dentro de una organización. Al proporcionar a los empleados canales confidenciales para expresar sus inquietudes, las empresas pueden abordar de forma proactiva los posibles problemas y mitigar los posibles riesgos antes de que se agraven.
Establecer un canal de denuncias interno que sea sólido es una inversión esencial para el bienestar financiero y la resiliencia de cualquier organización en el futuro. Si busca una solución segura para implantar un canal de denuncia de irregularidades, en Whistleblower Software estaremos encantados de orientarle a través del proceso. Reserve una demostración con nosotros o visite nuestra página de denuncias para conocer sus funciones.
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