Yulia Landbo
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Unternehmen potenzielles Fehlverhalten wirksam angehen, die schädlichen Auswirkungen von Whistleblowing-Skandalen verhindern und ihren Ruf verbessern können? Die Antwort liegt in der Leistungsfähigkeit einer robusten internen Meldestelle.
Eine interne Meldestelle für Whistleblowing bezieht sich auf die festgelegten Mechanismen innerhalb einer Organisation, über die Mitarbeitende sicher und vertraulich potenzielles Fehlverhalten, Betrug oder andere unethische Praktiken melden können. Es kann auch als Hinweisgebersystem bezeichnet werden.
Obligatorische interne Meldestellen helfen Organisationen, die Einhaltung von Whistleblowing-Vorschriften und ethischen Standards zu gewährleisten. Als wesentlicher Bestandteil des Compliance-Rahmens eines Unternehmens fördern diese Kanäle Transparenz und Verantwortlichkeit und ermöglichen es Mitarbeitenden oder Partnern, Bedenken zu äußern, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.
In Fällen, in denen eine interne Meldung nicht möglich ist, stehen den Mitarbeitenden andere Kanäle zur Verfügung, um ihre Bedenken zu äußern. Diese Optionen können sein:
- Externe Kanäle. Whistleblower können sich für externe Meldewege entscheiden, wenn sie glauben, dass die internen Kanäle unzureichend oder kompromittiert sind, oder wenn sie Vergeltungsmaßnahmen befürchten. Externe Kanäle werden in der Regel von externen staatlichen Stellen vertreten, die von den Ländern eingerichtet wurden;
- Öffentliche Kanäle. In einigen spezifischen Ausnahmefällen können hinweisgebende Personen Informationen an die Öffentlichkeit oder die Medien weitergeben, wenn sie berechtigten Grund zu der Annahme haben, dass eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse besteht oder wenn sie Vergeltungsmaßnahmen riskieren.
Interne Meldewege beziehen sich auf die vorgesehenen Instrumente innerhalb einer Organisation, die es Mitarbeitenden ermöglichen, potenzielles Fehlverhalten, Betrug oder andere unethische Praktiken zu melden. Diese Kanäle können Whistleblowing-Hotlines (Telefon), Online-Meldesysteme, E-Mails oder die direkte Kommunikation mit dem Compliance-Beauftragten umfassen. Die interne Meldung ist in der Regel der bevorzugte erste Schritt, da sie es Unternehmen ermöglicht, Probleme proaktiv anzugehen und die Kontrolle über den Lösungsprozess zu behalten.
Externe Meldekanäle hingegen beinhalten, dass Bedenken bei Stellen außerhalb der Organisation geäußert werden, z. B. bei Aufsichtsbehörden, Strafverfolgungsbehörden, Gewerkschaften oder Branchenverbänden. Diese Einrichtungen können von Land zu Land unterschiedlich sein, je nach der nationalen Gesetzgebung. Auf externe Kanäle wird in der Regel zurückgegriffen, wenn die interne Meldung als unwirksam erachtet wird oder wenn die Organisation es versäumt hat, einen Whistleblowing-Kanal einzurichten.
Zum eigenen Nutzen der Unternehmen wird empfohlen, Anreize für die Mitarbeitenden zu schaffen, interne Meldewege zu nutzen, da dies es den Unternehmen ermöglicht, die Vorfälle tatsächlich zu lösen, bevor sie sich zu ernsthaften Schäden auswachsen. In einigen Ländern kommen solche Empfehlungen sogar von den nationalen Gesetzgebern.
Einige Unternehmen beschließen, die Verwaltung von Whistleblowing-Meldungen an einen externen Anwalt oder eine Ombudsperson auszulagern. Dieser Ansatz wird immer noch als interne Meldung betrachtet. Der Grund dafür ist, dass die beauftragte Partei im Namen des Unternehmens handelt, um die gemeldeten Probleme anzugehen und zu lösen, wobei die Vertraulichkeit gewahrt und der Schutz der hinweisgebenden Person gewährleistet wird.
Wie in der EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen (Whistleblowing) empfohlen, sollte das obligatorische interne Meldesystem einer Reihe von Personen zugänglich sein, die im privaten oder öffentlichen Sektor tätig sind und Informationen über Verstöße in einem arbeitsbezogenen Kontext erhalten haben. Dazu gehören in der Regel:
- Alle Mitarbeitenden, einschließlich Vollzeit-, Teilzeit-, Zeit- und Vertragsarbeitende;
- Personen, die den Status eines Selbstständigen haben;
- Anteilseigner und Personen, die dem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan eines Unternehmens angehören, einschließlich der nicht geschäftsführenden Mitglieder, sowie Freiwillige, Stellenbewerber und bezahlte oder unbezahlte Praktikanten;
- Alle Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten arbeiten.
Eine interne Meldestelle ist ein wichtiges Instrument, um potenzielles Fehlverhalten, Betrug oder unethisches Verhalten innerhalb einer Organisation aufzudecken und zu bekämpfen, bevor es zu einem öffentlichen Skandal wird. Indem sie Mitarbeitende und Stakeholdern sichere und vertrauliche Möglichkeiten bieten, ihre Bedenken zu äußern, können Organisationen Probleme in einem frühen Stadium erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen, um eine Eskalation zu verhindern.
Ein gut eingeführter interner Meldeweg befähigt nicht nur die Mitarbeitenden, zur Einhaltung ethischer Standards beizutragen, sondern ermöglicht es den Unternehmen auch, Risiken proaktiv zu mindern und ihren eigenen Ruf zu schützen.
Nach dem HinSchG, das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz, sind alle deutschen Unternehmen und Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden verpflichtet, eine geeignete Meldestelle einzurichten. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden gibt es eine Übergangsphase bis zum 17. Dezember 2023; größere Unternehmen, mit 250+ Mitarbeitenden, müssen einen geeigneten Hinweisgebersystem bis zum 02. Juli 2023 einrichten.
Ein interner Whistleblower ist eine Person, die potenzielles Fehlverhalten, Betrug oder unethisches Verhalten innerhalb ihrer eigenen Organisation über die dafür vorgesehenen internen Meldewege meldet. Hier ein Beispiel: Ein Mitarbeitender füllt das Online-Formular über mehrere Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung aus, die er/sie in den Jahresabschlüssen des Unternehmens beobachtet hat.
Whistleblowing kann sowohl intern als auch extern erfolgen, je nachdem, über welchen Kanal die Bedenken gemeldet werden.
Internes Whistleblowing liegt vor, wenn eine Person ein mögliches Fehlverhalten oder einen Verstoß innerhalb der Organisation über die vorgesehenen internen Meldewege meldet.
Externes Whistleblowing bedeutet, dass Bedenken bei Stellen außerhalb der Organisation geäußert werden, z. B. bei Aufsichtsbehörden, Strafverfolgungsbehörden und ähnlichen Stellen
Die Förderung der internen Meldestelle in einer Organisation erfordert eine Kombination aus Richtlinien, Kommunikation und einer unterstützenden Kultur. Hier einige Strategien zur Förderung der internen Meldestelle: Entwicklung eines benutzerfreundlichen und vertraulichen Meldesystems, Aufklärung der Mitarbeitenden über die Bedeutung des Meldewesens für die Einhaltung ethischer Standards, Gewährleistung der Vertraulichkeit und des Schutzes von Mitarbeitenden, die Bedenken melden, Förderung einer "Speak-up"-Kultur, eines offenen Dialogs und eines Engagements für ethisches Verhalten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine interne Meldestelle eine entscheidende Rolle bei der Förderung einer Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb einer Organisation spielt. Indem sie ihren Mitarbeitenden vertrauliche Kanäle zur Verfügung stellen, über die sie ihre Bedenken äußern können, können Unternehmen potenzielle Probleme proaktiv angehen und Risiken mindern, bevor sie eskalieren.
Die Einführung einer robusten internen Meldestelle ist eine unschätzbare Investition in das finanzielle Wohlergehen und die künftige Widerstandsfähigkeit eines jeden Unternehmens. Wenn Sie auf der Suche nach einer sicheren Lösung zur Einrichtung eines Hinweisgeberkanals sind, können wir Sie bei Whistleblower-Software durch die Prozesse führen. Buchen Sie eine Demo bei uns oder schauen Sie sich die Meldeseite auf eigene Faust an.
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