Yulia Landbo
Los cimientos de una cultura de cumplimiento de la normativa en materia de denuncia de irregularidades determinan el comportamiento de los empleados e influyen en la toma de decisiones, por lo que desempeñan un papel decisivo en el éxito o el fracaso de una empresa. Por eso, el sistema de cumplimiento de los canales de denuncias ha dejado de ser un mero trámite, para convertirse en un componente clave de una organización resiliente y ética.
En este artículo analizamos la importancia de un sistema de compliance para los canales de denuncias y exploramos los factores clave que contribuyen a un proceso de denuncia de irregularidades eficiente y que cumpla la normativa.
Un sistema de compliance de canales de denuncias refleja la adhesión de una organización a la normativa y las mejores prácticas relativas a la creación y el mantenimiento de un canal de denuncias.
En el mundo empresarial, es imprescindible que todos, desde los empleados recién incorporados hasta los altos directivos y los agentes externos, reconozcan, entiendan y valoren la importancia de las directrices internas y los principios éticos fundamentales que rigen el proceso de denuncia de irregularidades dentro de la organización.
Los requisitos legales y jurídicos de un sistema de compliance de canales de denuncia tienen por objetivo la protección de las personas que denuncian conductas poco éticas, ilegales o indebidas. Dichos requisitos constituyen la base para el establecimiento de sistemas de denuncia de irregularidades eficaces que ayuden a prevenir daños y detectar amenazas que, de otro modo, podrían pasar desapercibidas.
En la Unión Europea, la directiva de protección al denunciante de la UE (directiva 2019/1937) entró en vigor en diciembre de 2021, estableciendo unos estándares mínimos para los sistemas de denuncia de irregularidades en todos los estados miembros. Este exige que todas las empresas y entidades públicas de más de 50 empleados establezcan canales de denuncia internos, protejan a los denunciantes frente a las represalias, garanticen que las investigaciones se realicen de forma diligente, y que realicen un seguimiento de los casos.
Al margen de la Directiva de la UE, las organizaciones también deben tener en cuenta otras leyes regionales o locales pertinentes y normativas específicas del sector a la hora de diseñar e implantar sistemas de denuncia de irregularidades. Por ejemplo, en la UE, todos los datos, incluidos los relacionados con la denuncia de irregularidades, deben gestionarse de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Garantizar la privacidad de los datos es fundamental, especialmente cuando se comparte información sensible a través de un canal de denuncias. En consecuencia, es imprescindible que los procedimientos de denuncia de irregularidades se ajusten a las disposiciones tanto del RGPD como de cualquier otro reglamento y norma aplicable en materia de privacidad de datos. Otro ejemplo es el estándar ISO 37002 de canales de denuncia, el estándar reconocido internacionalmente para los sistemas de gestión de denuncias de irregularidades para las organizaciones.
El cumplimiento de la normativa sobre denuncia de irregularidades ofrece importantes ventajas a las organizaciones, como:
Protección de los denunciantes. Cuando las organizaciones satisfacen los requisitos legales y jurídicos de cumplimiento de la normativa en materia de denuncia de irregularidades, garantizan un entorno seguro y confidencial en el que los empleados pueden denunciar actividades poco éticas o ilegales. Asimismo, mediante la aplicación de medidas de prevención de represalias, las organizaciones fomentan una cultura de denuncia que favorece una comunicación abierta y transparente.
Prevención de conductas indebidas y fraude. Los sistemas de cumplimiento de la normativa en materia de denuncia de irregularidades contribuyen a que las organizaciones creen mecanismos eficaces de denuncia e investigación, capaces de detectar y prevenir el fraude y otras conductas indebidas. De este modo, las organizaciones pueden tomar medidas correctivas a tiempo, con un riesgo mínimo desde el punto de vista jurídico y de la reputación, reducir las pérdidas económicas y evitar sanciones administrativas.
Una cultura de trabajo ética, transparente y positiva. Un compromiso riguroso con el compliance, la ética y la transparencia contribuye a una cultura más positiva en el lugar de trabajo, lo que puede traducirse en una mayor motivación de los empleados, una mejora de su lealtad y un mayor rendimiento general.
Para garantizar la eficacia y el cumplimiento de los requisitos legales, el sistema de compliance del canal de denuncias debe incluir varios elementos clave:
Confidencialidad: protege la identidad de los denunciantes y la información que contienen sus denuncias. Mantener la confidencialidad no solo favorece la confianza, sino que también es coherente con los requisitos legales para proteger a los denunciantes y asegurar un espacio de trabajo ético.
Accesibilidad: ofrecer distintos canales de denuncia, como el envío de informes por escrito, la comunicación por voz y las reuniones en persona, contribuye a dar cabida a distintas preferencias y situaciones. Además, la disponibilidad de formatos de denuncia anónima y confidencial garantiza la protección de la identidad de los denunciantes.
Formación adaptada a las necesidades de la organización. Mediante sesiones de formación periódicas y la sensibilización de los empleados y las partes interesadas sobre la política de denuncia de irregularidades, el proceso de denuncia y las protecciones disponibles para los denunciantes, las organizaciones pueden garantizar que todos los miembros del personal comprendan la importancia de denunciar las conductas indebidas, sus derechos y sus responsabilidades.
Investigación oportuna, objetiva y minuciosa. La investigación imparcial de los informes permite a las organizaciones asegurarse de que los problemas se analizan debidamente y de que se adoptan las medidas oportunas en función de los resultados. El proceso debe garantizar la confidencialidad e incluir al personal que tenga la experiencia adecuada y sea independiente de las partes implicadas.
Mantenimiento de registros. Una documentación minuciosa y bien organizada de todas las denuncias y sus resultados permite a las organizaciones seguir el progreso de las investigaciones, verificar que se han tomado las medidas adecuadas, identificar patrones y aplicar medidas de prevención más eficaces en el futuro.
Control de eficacia. La revisión y evaluación periódicas de la eficacia del canal de denuncias garantiza su efectividad y el cumplimiento de las leyes y normativas pertinentes. Para ello pueden realizarse auditorías, recopilar opiniones y aplicar mejoras basadas en la experiencia adquirida.
Para cumplir con la normativa en materia de canales de denuncias, las organizaciones deben adoptar ciertas medidas fundamentales. Entre estas medidas figuran las siguientes:
Evaluar el sistema actual. Si una organización ya dispone de un canal de denuncias, el primer paso es evaluar su eficacia y su cumplimiento de las exigencias legales y reglamentarias. Esta evaluación debe tener en cuenta la accesibilidad, confidencialidad y capacidad de respuesta de las herramientas y procedimientos existentes.
Identificar carencias. Los canales de denuncias tradicionales, como líneas telefónicas, buzones o reuniones en persona, pueden carecer de las características de accesibilidad, seguridad o anonimato necesarias para fomentar las denuncias. Algunas de estas carencias podrían impedir a los posibles denunciantes expresar sus preocupaciones y obstaculizar la capacidad de la organización para identificar, abordar y prevenir las conductas indebidas.
Elaborar un plan de acción. Este plan debería definir las medidas y cambios necesarios en el canal de denuncias, mencionando también los recursos, plazos y responsabilidades para llevar a cabo estos cambios.
Implementar una solución apropiada. Mediante la adopción de una plataforma digital de denuncia segura y fácil de usar, las organizaciones son capaces de ofrecer medios más accesibles y confidenciales para denunciar conductas indebidas. Estas plataformas pueden ofrecer múltiples canales de denuncia, garantizar el anonimato y la seguridad de los datos, así como agilizar el proceso de investigación y seguimiento.
Supervisar y actualizar. Las organizaciones no deben adoptar un enfoque estático de los sistemas de cumplimiento de los canales de denuncias, sino que deben revisar y evaluar su eficacia y el cumplimiento de los requisitos con regularidad, para que el sistema mantenga su capacidad de respuesta y su eficacia a lo largo del tiempo. Este control también permite a las organizaciones adaptarse a los cambios en el panorama jurídico y a las buenas prácticas que vayan surgiendo.
El desarrollo y fomento de una sólida cultura de cumplimiento de la normativa en materia de denuncia de irregularidades es un elemento fundamental que requiere de esfuerzos continuos. No espere más: actúe ahora para dar prioridad al cumplimiento del canal de denuncias en su organización. Visite nuestro sitio web o solicite una demostración para comprobar cómo nuestro sistema de denuncia de irregularidades puede ayudarle a garantizar el pleno cumplimiento de la normativa en su empresa.
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