Yulia Landbo
Eine Hinweisgebersystem-Compliance-Kultur ist das Fundament, das das Verhalten der Mitarbeitende prägt und die Entscheidungsfindung beeinflusst und somit eine entscheidende Rolle für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens spielt. Aus diesem Grund ist das Hinweisgebersystem-Compliance-System nicht länger eine bloße Checkbox-Übung, sondern vielmehr eine Schlüsselkomponente einer widerstandsfähigen und ethisch orientierten Organisation.
Dieser Blogbeitrag befasst sich mit der Bedeutung eines Systems zur Einhaltung der Vorschriften für die Meldung von Missständen und untersucht die Schlüsselfaktoren, die zu einem effizienten und gesetzeskonformen Verfahren zur Meldung von Missständen beitragen.
Ein Hinweisgebersystem-Compliance-System steht für die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und bewährten Praktiken im Zusammenhang mit der Einrichtung und Aufrechterhaltung eines Hinweisgebersystems durch eine Organisation.
Im Unternehmensumfeld ist es unerlässlich, dass alle Personen, von den Anfängern bis hin zur obersten Führungsebene und den externen Stakeholdern, die Bedeutung interner Richtlinien und grundlegender ethischer Prinzipien, die den Whistleblowing-Prozess innerhalb der Organisation leiten, anerkennen, verstehen und schätzen.
Die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen an ein Hinweisgebersystem-Compliance-System zielen darauf ab, Personen zu schützen, die unethisches, illegales oder unangemessenes Verhalten melden. Diese Anforderungen dienen als Grundlage für die Einrichtung wirksamer Hinweisgebersysteme, die dazu beitragen, Schäden zu verhindern und Bedrohungen aufzudecken, die andernfalls verborgen bleiben könnten.
In der Europäischen Union ist im Dezember 2021 die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern (Richtlinie 2019/1937) in Kraft getreten, die Mindeststandards für Hinweisgebersysteme in allen Mitgliedsstaaten festlegt. Sie verpflichtet alle Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen mit mehr als 50 Mitarbeitenden, interne Meldewege einzurichten, Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen, unverzügliche Untersuchungen zu gewährleisten und den Meldungen nachzugehen.
Neben der EU-Richtlinie müssen Organisationen bei der Konzeption und Umsetzung von Hinweisgebersystemen auch andere regionale oder lokale Gesetze und branchenspezifische Vorschriften berücksichtigen. In der EU müssen beispielsweise alle Daten, einschließlich derjenigen, die sich auf Whistleblowing beziehen, in Übereinstimmung mit der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) verwaltet werden. Die Gewährleistung des Datenschutzes ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn sensible Informationen über einen Whistleblowing-Kanal weitergegeben werden. Daher ist es zwingend erforderlich, dass Whistleblowing-Verfahren sowohl die Vorgaben der GDPR als auch alle anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften und -standards berücksichtigen. Ein weiteres Beispiel ist ISO 37002 Whistleblowing Standard, der international anerkannte Standard für organisatorische Hinweisgebersysteme.
Die Einhaltung der Vorschriften für die Meldung von Missständen bietet Organisationen erhebliche Vorteile, wie z. B.:
● Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern). Wenn Unternehmen die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen an die Einhaltung von Whistleblowing-Vorschriften erfüllen, gewährleisten sie ein sicheres und vertrauliches Umfeld für Mitarbeitende, die unethische oder illegale Aktivitäten melden. Durch die Einführung von Maßnahmen gegen Vergeltungsmaßnahmen fördern Unternehmen außerdem eine "Speak-up"-Kultur, die eine offene und transparente Kommunikation begünstigt.
● Prävention von Fehlverhalten und Betrug. Hinweisgebersystem-Compliance-Systeme helfen Unternehmen, robuste Melde- und Untersuchungsmechanismen zu schaffen, die Betrug und andere Formen von Fehlverhalten aufdecken und verhindern können. Auf diese Weise können Unternehmen rechtzeitig Abhilfemaßnahmen ergreifen, ohne rechtliche und Reputationsrisiken einzugehen, finanzielle Verluste zu verringern und behördliche Strafen zu vermeiden.
● Eine ethische, transparente und positive Arbeitsplatzkultur: Ein starkes Engagement für Compliance, Ethik und Transparenz trägt zu einer gesünderen Arbeitsplatzkultur bei, die zu einer höheren Mitarbeitendemoral, einer stärkeren Loyalität und einer besseren Gesamtleistung führen kann.
Um seine Wirksamkeit und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten, umfasst das System zur Einhaltung der Vorschriften für die Meldung von Missständen mehrere Schlüsselelemente, wie z. B.:
● Die Vertraulichkeit schützt die Identität von Hinweisgebern und die in ihren Berichten enthaltenen Informationen. Die Wahrung der Vertraulichkeit fördert nicht nur das Vertrauen, sondern steht auch im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz von Hinweisgebern und zur Aufrechterhaltung eines ethischen Arbeitsplatzes.
● Zugänglichkeit. Die Bereitstellung mehrerer Meldewege, wie z. B. schriftliche Eingaben, mündliche Kommunikation und persönliche Treffen, trägt dazu bei, verschiedenen Präferenzen und Situationen Rechnung zu tragen. Darüber hinaus wird durch die Verfügbarkeit anonymer und vertraulicher Formate der Schutz der Identität von Hinweisgebern gewährleistet.
● Auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnittene Schulungen. Durch regelmäßige Schulungen und Aufklärung von Mitarbeitenden und Interessenvertretern über die Whistleblowing-Richtlinie, das Meldeverfahren und den Schutz von Whistleblowern können Organisationen sicherstellen, dass alle Mitarbeitende die Bedeutung der Meldung von Fehlverhalten, ihre Rechte und ihre Pflichten verstehen.
● Rechtzeitige, objektive und gründliche Untersuchung. Durch eine unparteiische Untersuchung von Berichten können Organisationen sicherstellen, dass Bedenken ordnungsgemäß geprüft werden und auf der Grundlage der Ergebnisse geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Das Verfahren sollte die Vertraulichkeit gewährleisten und Personen einbeziehen, die über das entsprechende Fachwissen verfügen und von den beteiligten Parteien unabhängig sind.
● Protokollierung. Eine gut organisierte, gründliche Dokumentation aller Berichte und Ergebnisse hilft Organisationen, den Fortschritt von Untersuchungen zu verfolgen, zu überprüfen, ob geeignete Maßnahmen ergriffen wurden, Muster zu erkennen und in Zukunft wirksamere Präventionsmaßnahmen zu ergreifen.
● Überprüfung der Effizienz. Die regelmäßige Überprüfung und Bewertung der Effizienz des Systems zur Meldung von Missständen gewährleistet seine Wirksamkeit und die Einhaltung der einschlägigen Gesetze und Vorschriften. Dies kann die Durchführung von Audits, das Einholen von Feedback und die Umsetzung von Verbesserungen auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse beinhalten.
Die Einhaltung der Vorschriften für die Meldung von Missständen umfasst mehrere wichtige Schritte, die Organisationen befolgen sollten. Diese Schritte umfassen:
● Bewerten Sie das derzeitige System. Wenn eine Organisation bereits über ein Hinweisgebersystem verfügt, besteht der erste Schritt darin, dessen Wirksamkeit und die Einhaltung der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zu bewerten. Diese Bewertung sollte die Zugänglichkeit, die Vertraulichkeit und die Reaktionsfähigkeit der vorhandenen Instrumente und Verfahren berücksichtigen.
● Erkennen Sie Lücken. Herkömmliche Whistleblowing-Kanäle und -Ansätze wie Telefonleitungen, Briefkästen oder persönliche Treffen bieten möglicherweise nicht die notwendige Zugänglichkeit, Sicherheit oder Anonymität, um Meldungen zu fördern. Einige dieser Lücken könnten potenzielle Hinweisgeber davon abhalten, ihre Bedenken zu äußern, und die Fähigkeit der Organisation behindern, Fehlverhalten zu erkennen, anzugehen und zu verhindern.
● Erstellen Sie einen Aktionsplan. Dieser Plan sollte die notwendigen Schritte und Änderungen am Hinweisgebersystem skizzieren und dabei auch die Ressourcen, Fristen und Zuständigkeiten für die Umsetzung dieser Änderungen nennen.
● Implementieren Sie eine geeignete Lösung. Durch die Einführung einer sicheren, benutzerfreundlichen digitalen Whistleblowing-Plattform können Unternehmen leichter zugängliche und vertrauliche Möglichkeiten zur Meldung von Fehlverhalten anbieten. Diese Plattformen können mehrere Meldekanäle bereitstellen, Anonymität und Datensicherheit gewährleisten und den Untersuchungs- und Nachverfolgungsprozess rationalisieren.
● Überwachen und aktualisieren. Unternehmen sollten ihre Systeme zur Einhaltung der Whistleblowing-Regeln nicht statisch betrachten, sondern regelmäßig überprüfen und bewerten, ob sie wirksam sind und den Anforderungen entsprechen, damit das System im Laufe der Zeit reaktionsfähig und effizient bleibt. Diese Überwachung ermöglicht es den Unternehmen auch, sich an Veränderungen in der Rechtslandschaft und an neue Best Practices anzupassen.
Die Entwicklung und Förderung einer starken Kultur der Einhaltung der Vorschriften für die Meldung von Missständen ist eine wichtige Komponente, die konsequente Anstrengungen erfordert. Warten Sie nicht länger - ergreifen Sie jetzt Maßnahmen, um die Einhaltung der Vorschriften für das Hinweisgebersystem in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten. Machen Sie eine Tour oder buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie unser Hinweisgebersystem die vollständige Einhaltung der Vorschriften in Ihrem Unternehmen sicherstellen kann.
5/5 Sterne auf G2
