Yulia Landbo
Según la Directiva UE de Protección de los Denunciantes, las denuncias anónimas y las denuncias confidenciales constituyen dos formas de denunciar irregularidades en las empresas. Dicha Directiva establece que toda empresa en la UE de más de 50 empleados, debe disponer de un mecanismo que garantice que su personal pueda notificar de forma segura cualquier tipo de sospecha, incidente o no conformidad observada en la empresa.
El pasado 21 de febrero entró en vigor en España la Ley 2/2023, o Ley de Protección de Informantes, (Ley Whistleblowing) lo que supone un hito significativo: la correcta transposición de la Directiva Whistleblowing europea a la legislación nacional constituye un avance decisivo hacia una mayor protección de los ciudadanos y de su libertad a la hora de revelar información sobre asuntos de interés público.
Aceptada en diciembre de 2019, la Directiva UE de Protección de los Denunciantes fue creada para garantizar la transparencia en las empresas y proporcionar un mecanismo para denunciar de forma segura cualquier tipo de irregularidad que pudiera causar problemas significativos a las empresas: desde daños a la ética y la cultura hasta considerables pérdidas financieras a causa de fraudes o estándares de baja calidad.
Entre los casos más típicos de denuncia de irregularidades se encuentran la discriminación y el acoso, los delitos, el soborno, corrupción, mala gestión o abuso de poder, uso indebido de datos, etc. Dependiendo del sector, también puede tratarse de casos de seguridad alimentaria o protección del medio ambiente, o similares.
Además de la creación de un mecanismo legal de protección, la Directiva UE de Protección de los Denunciantes contribuye de manera significativa a crear una cultura saludable de denuncia de irregularidades en toda la UE y a cambiar la percepción que se tiene de los denunciantes, que dejan de ser traidores y furtivos para convertirse en empleados responsables que respetan las normas y quieren evitar el abuso de cualquier poder.
Comprender la diferencia entre las soluciones de denuncia confidencial y denuncia anónima es un paso importante para determinar la política de denuncia de irregularidades y establecer un mecanismo para ello. En este artículo profundizaremos sobre las dos formas de gestionar la denuncia de irregularidades.
Si la empresa cuenta con el canal de denuncias adecuado, es posible hacerlo de forma totalmente anónima. Son muchas las empresas que permiten este tipo de notificación de incidentes para animar a los empleados a no tener miedo de denunciar las irregularidades que se produzcan.
Al mismo tiempo, algunas empresas han mostrado su preocupación por las denuncias anónimas por temor a no poder evaluar los casos en su totalidad. Es por ello que algunas prefieren disponer de una opción de denuncia alternativa, no completamente anónima, pero aun así muy segura. En realidad, dado que la Directiva UE de Protección de los Denunciantes establece que las empresas podrán solicitar más detalles o aclaraciones, esto no debería ser un problema siempre que dispongan de un canal de denuncias para hacer un seguimiento de los incidentes, aunque sean anónimos.
Sin embargo, más allá de las inclinaciones individuales, existen también marcos legales que pueden obligar a las empresas a implantar un canal de denuncias anónimo. Por ejemplo, la Ley de anonimato de los denunciantes de Portugal, "Proposta de Proteção de Denunciantes", establece que todo denunciante debe tener la opción de permanecer totalmente anónimo.
Junto a una línea directa de denuncia anónima, las empresas también pueden optar por ofrecer una línea confidencial. La implementación de ambas no debería suponer un problema, siempre y cuando se cuente con un canal de denuncias de irregularidades fiable que admita ambas opciones. Por ejemplo, con Whistleblower Software las empresas pueden ofrecer a sus empleados la posibilidad de elegir entre los tipos de denuncias anónimas y las denuncias confidenciales.
Dicho esto, veamos la diferencia entre la denuncia anónima y la denuncia confidencial.
Tal como su nombre lo indica, la denuncia anónima es aquella en la que se informa a una empresa o a un representante externo sobre posibles irregularidades sin revelar ninguna información personal, es decir, permaneciendo completamente en el anonimato.
Para ello, los denunciantes deberán utilizar un formulario de denuncia anónimo facilitado por la empresa, en el que podrán describir un caso y adjuntar cualquier documentación de apoyo, sin presentarse ni dejar ningún dato de contacto. De este modo, nadie en la organización sabrá de quién procede la denuncia.
La principal ventaja de la denuncia anónima resulta bastante obvia. Como aún existe la percepción de que el denunciante es un alborotador y no lo contrario, es decir, que es quien puede ayudar a identificar un problema en su fase inicial, muchos empleados dudan en presentar denuncias por miedo a las consecuencias. Tener la posibilidad de permanecer en el anonimato garantiza que se sientan seguros denunciando irregularidades en lugar de guardar silencio y dejar que el asunto siga avanzando.
La preocupación que existe por no poder comunicarse cuando una denuncia se ha presentado de forma anónima es más bien un mito, una percepción anticuada de las prácticas de denuncia de irregularidades.
No obstante, para garantizar que la comunicación en un canal de denuncias anónima se establezca correctamente, una empresa necesita un canal de denuncias especializado.
Tomando el ejemplo de Whistleblower Software, le mostraremos cómo una empresa puede comunicarse cuando recibe una queja de un denunciante anónimo.
La "Gestión de Casos" de un canal de denuncias de irregularidades, es la respuesta a cómo la gente conocerá el estado de sus denuncias.
Una vez que un informante anónimo ha creado un caso, se le genera una contraseña única para dicho caso.
Es importante guardar esta contraseña, ya que la necesitará más adelante para poder acceder al informe y ver las actualizaciones del mismo.
Una vez que se ha denunciado de forma anónima, es posible seguir comunicándose con los denunciantes sin revelar su identidad. Antes, el problema de la comunicación en la denuncia anónima solía plantearse cuando el único canal de denuncia era el correo digital, el teléfono o la dirección física de una empresa. Afortunadamente, esos tiempos han quedado en el pasado.
Hoy en día, resulta más fácil para las empresas comunicarse con los denunciantes anónimos teniendo la certeza de que todos los canales de comunicación están protegidos con las medidas de seguridad informática necesarias. Para garantizar una comunicación segura a nuestros clientes que utilizan Whistleblower Software implementamos lo siguiente:
Cumplimiento de las políticas de privacidad - certificada con ISO 27001:2013, auditada con ISAE 3000 TIPO II;
Eliminación de metadatos de los archivos adjuntos, garantizando así que no haya información que pueda revelar la identidad de una persona;
Proporcionar cifrado de extremo a extremo en todos los canales de comunicación;
Realizar pruebas de intrusión periódicas para garantizar la resistencia de la plataforma.
Como se puede ver en la pantalla anterior, al hacer una denuncia existe la posibilidad de dejar una dirección de correo electrónico. Esta función se ofrece para que los denunciantes puedan recibir inmediatamente notificaciones sobre los casos, sin necesidad de ir a la plataforma en todo momento para verificar el estado de la misma.
El hecho de proporcionar un correo digital no significa facilitar a un trabajador del caso su dirección de correo electrónico. En Whistleblower Software, todos los correos electrónicos están protegidos de forma segura y no son visibles para nadie, especialmente para la empresa o el gestor del caso.
Obtenga más información sobre medidas específicas de seguridad de TI aquí.
En el caso de las denuncias confidenciales, los denunciantes deben revelar un poco más de información sobre sí mismos. En este tipo de denuncias no se puede ser completamente anónimo, pero la Directiva UE de Protección de los Denunciantes establece que las líneas de denuncia confidenciales garantizan un alto nivel de seguridad para quienes presentan incidentes de carácter confidencial.
¿Quiere decir que los empleados son susceptibles a la hora de enviar informes confidenciales? En absoluto. Si los empleados envían un informe confidencial, tienen la garantía de que toda su información de contacto está segura y no se comparte con nadie más que con el gestor designado para el caso. Dependiendo de los parámetros establecidos por la empresa, algunos casos de denuncia de irregularidades podrían incluso no compartirse con todos los responsables, en caso de que haya más de uno en la empresa. De este modo, sabrá que la única persona que conoce el caso es un asesor imparcial, cuyo deber es garantizar la privacidad de su identidad. Así, un denunciante puede seguir informando de irregularidades sabiendo que está protegido por la ley contra las consecuencias más comúnmente temidas.
Por otra parte, en la mayoría de los casos, enviar una denuncia confidencial será más beneficioso que enviar una anónima en términos de protección de los denunciantes. Desde el momento en que una persona envía una denuncia confidencial, queda automáticamente amparada por la Ley de Protección de los Denunciantes.
Aunque la ley obliga a algunos países a introducir la denuncia anónima, todavía pueden elegir entre introducir líneas directas anónimas y confidenciales o quedarse sólo con una anónima. Y antes de dar a conocer sus preferencias, nos parece importante aclarar algunos aspectos de la denuncia anónima frente a la confidencial.
Aunque la denuncia anónima puede facilitar que los empleados denuncien, también podría darse el caso de que, sin más detalles o, a veces, sin contacto directo con una persona, resulte difícil resolver el problema. Así, se corre el riesgo de que quizá quede sin solución. Esto es motivo de preocupación por parte de las empresas.
Pero si nos referimos a los empleados, su mayor temor es que la directiva descubra su identidad y se vean afectados por consecuencias negativas. Esto último es posible si en una empresa se sigue enfocando la denuncia de irregularidades como " quejas a traición". Y si en lugar de resolver el problema, la empresa decide vengarse de los empleados, éstos no estarán protegidos y no podrán evitar ser despedidos o relevados de su cargo.
Desde esta perspectiva, la denuncia confidencial tiene una gran ventaja: la Directiva UE de Protección de los Denunciantes establece el marco legislativo para proteger a los denunciantes de cualquier sanción o despido. Para eso está prevista esta Directiva: garantizar la correcta comunicación de las irregularidades sin que las personas se sientan cohibidas de denunciarlas por miedo al despido.
En cada empresa, la decisión de instaurar tanto la denuncia anónima como la confidencial, o sólo una de ellas, depende en gran medida de su respectiva legislación nacional. Por lo general, la recomendación sería disponer de ambas para satisfacer diversas necesidades.
Teniendo en cuenta la complejidad de los requisitos de denuncia de irregularidades en toda la UE, en Whistleblower Software ofrecemos ambas opciones, todas ellas cumpliendo los más altos requerimientos de privacidad de datos. Vea cómo puede gestionar informes anónimos y confidenciales.
¿Debería ser anónima la denuncia de irregularidades? Desde luego, no hay una respuesta única para esto. Mientras algunas legislaciones nacionales obligan a las empresas a ofrecer un formulario de denuncia anónimo, también podrían ofrecer como opción un canal de denuncia confidencial. Actualmente, el Anteproyecto en España establece que la información puede facilitarse de forma anónima o confidencial, dejando en manos de los empresarios la definición del canal de denuncia.
En el caso de que haya mucha desconfianza por parte de algunos empleados, es muy recomendable disponer de un canal de denuncia anónimo. De lo contrario, es posible que las empresas no consigan que se les comuniquen infracciones graves si la gente teme sufrir alguna consecuencia.
Otra opción es que las empresas españolas proporcionen informes tanto anónimos como confidenciales para que los empleados elijan con cuál se sienten más cómodos.
Si los empleados prefieren denunciar de forma anónima, esto no significa que no haya forma de conectar con ellos. Pero las distintas alternativas pueden variar en función de la plataforma que utilice una empresa para denunciar irregularidades.
En Whistleblower Software, ofrecemos un canal a través del cual un empleado puede enviar un informe de forma anónima y obtener una contraseña única que le permitirá comprobar el estado del caso. Además, un director de RRHH, un gestor de casos o cualquier otra persona responsable del manejo de éstos, puede comunicarse de forma anónima con el empleado. Incluso los empleados que lo deseen podrán dejar su dirección de correo electrónico, la cual se utilizará únicamente para las notificaciones automáticas sobre actualizaciones del caso y no podrá ser visible para la empresa.
Se recomienda encarecidamente disponer de ambas opciones, para poder satisfacer las necesidades de los empleados, en particular de aquellos que tienen alguna barrera psicológica para enviar denuncias. En algunos países se exige que las denuncias sean anónimas, pero aun así prefieren ofrecer tanto la opción de denuncia anónima como la de denuncia confidencial.
La seguridad de los denunciantes depende directamente de las leyes nacionales adoptadas en el marco de la Directiva UE de Protección de los Denunciantes. Esta Directiva obliga a todos los Estados miembros de la UE a adoptar en su legislación sus principios para proteger a los denunciantes de cualquier consecuencia en caso de que a la dirección de la empresa no le agrade que se revelen ciertos hechos.
No obstante, hay que ser cuidadoso con las denuncias anónimas. Si bien en estos casos el denunciante no proporciona información personal y no puede ser rastreado, podrían existir otros factores que lo delataran. Por regla general, las posibilidades de que esto ocurra son bastante bajas, y dependen principalmente de la situación en la empresa y de la comunicación entre las partes implicadas. Lo cierto es que en muchos casos de anonimato, las personas no pueden aportar ninguna prueba de que han sido ellas quienes han actuado y, por lo tanto, no pueden acogerse a la protección del anonimato de los denunciantes.
Pruebe el recorrido de demostración por la plataforma.
Nuestro sistema ha sido específicamente desarrollado con el fin de cumplir los requisitos legales relacionados con los sistemas de denuncia de irregularidades de las empresas en España y con las normativas sobre denuncia de irregularidades y protección de datos de los países de la UE y fuera de ella. Nos hemos esforzado al máximo para ofrecerle a usted y a sus empleados la mejor experiencia.
La seguridad de sus datos es nuestra máxima prioridad. Nuestro sistema utiliza cifrado de extremo a extremo, servidores seguros y autenticación multifactorial para garantizar que los datos de su empresa estén protegidos en todo momento frente a cualquier amenaza. La privacidad es el centro de todo lo que hacemos.
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Este artículo ha sido elaborado únicamente con fines informativos y no pretende ser un asesoramiento jurídico. Para obtener asesoramiento jurídico, contacte con su asesor de confianza. Como alternativa, Whistleblower Software puede ponerle en contacto con un experto jurídico local.
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