Yulia Landbo
Para las empresas que desean garantizar el cumplimiento de la normativa y fomentar una cultura de transparencia, moverse por el mundo de la denuncia de irregularidades y los canales de denuncias puede suponer todo un reto.
En este artículo examinaremos los pormenores de los canales de denuncias obligatorios, desde conocer qué es un canal de denuncias obligatorio hasta identificar qué empresas están obligadas a establecer uno. Asimismo, ahondaremos en los tipos de irregularidades que se pueden denunciar y en los requisitos esenciales que debe cumplir un canal de denuncias eficaz, al tiempo que ofreceremos información práctica para ayudar a las organizaciones a alcanzar el máximo nivel en el cumplimiento de la normativa.
Un canal de denuncias obligatorio en la denuncia de irregularidades es un medio específico y obligatorio a través del cual los empleados o particulares pueden comunicar sus inquietudes o sospechas de conducta indebida, como fraude, corrupción o actividades ilegales, que puedan estar ocurriendo dentro de una organización.
En algunos sectores o países, este sistema suele ser un requisito legal para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y el cumplimiento de la normativa correspondiente. Por ejemplo, en Europa, es la Directiva europea de Protección de los denunciantes la que introdujo la obligación de que las empresas de los países miembros dispongan de un canal de denuncias obligatorio. Según esta Directiva, todos los países deben desarrollar un marco jurídico según el cual las empresas establecerán canales de denuncias internos.
Este canal obligatorio puede tener diversas formas, como una línea telefónica confidencial, una dirección de correo electrónico específica, un canal de denuncias de irregularidades o un defensor del pueblo externo.
Según la Directiva europea de protección de los denunciantes, las empresas y organizaciones del sector público de todos los países miembros están obligadas a establecer un canal de denuncias obligatorio, en función de su tamaño y naturaleza. Esto es aplicable a:
•Empresas del sector privado con 50 o más empleados. No obstante, algunos países miembros pueden decidir ampliar dicha obligación a empresas más pequeñas, especialmente a las que operan en sectores de alto riesgo.
•Organizaciones del sector público, incluidas organizaciones estatales, regionales y locales. La Directiva ofrece cierta flexibilidad a los municipios más pequeños, con menos de 10.000 habitantes, permitiendo a los países miembros determinar si estos municipios deben quedar exentos del requisito.
Cabe señalar que los países miembros de la UE pueden establecer requisitos más estrictos que los contemplados en la Directiva, lo que implica que las normas específicas de aplicación pueden variar de un país a otro.
En España, por ejemplo, el Congreso aprobó la Directiva (Ley de Protección de Informantes) en febrero de 2023. Así, todas las empresas con 250 o más empleados y las entidades del sector público deberán implantar un canal de denuncias en un plazo de 3 meses a partir de la entrada en vigor de la Ley 2/2023. En el caso de municipios de menos de 10.000 habitantes y empresas de 50 a 249 trabajadores, el plazo se amplía hasta el 1 de diciembre de 2023.
En la Unión Europea, la fecha límite para la transposición de la Directiva de protección de los denunciantes a la legislación nacional era el 17 de diciembre de 2021. Sin embargo, en algunos países este proceso aún está en curso o ha concluido recientemente.
En España, la Ley Whistleblowing entró en vigor el 13 de marzo de 2023. A partir de su entrada en vigor, las organizaciones disponen de un plazo máximo de 3 meses para establecer sistemas internos. Este plazo se fijó tras la publicación de la ley en el Boletín Oficial del Estado el 21 de febrero de 2023, a partir de la cual se inició el periodo de 20 días previo a su entrada en vigor.
El Bundesrat y el Bundestag adoptaron el HinSchG a mediados de mayo de 2023. Luego, el presidente federal lo firmó el 2 de junio de 2023 y entró en vigor el 2 de julio de 2023.
En 2013, Francia introdujo una ley de protección de los denunciantes, seguida de una segunda ley en 2016, conocida como la ley "Sapin 2", que amplió los mecanismos de protección de los denunciantes. En septiembre de 2022, Francia promulgó una nueva normativa de protección de los denunciantes para transponer la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades. Esta nueva legislación reforma la actual ley "Sapin 2" y avanza más allá de las normas mínimas exigidas por la Directiva.
En enero de 2023, los Países Bajos adoptaron una nueva ley de denuncia de irregularidades para transponer la Directiva. Aunque la Comisión Europea consideró que los Países Bajos se encontraban entre los nueve Estados miembros de la UE que contaban con una amplia protección de los denunciantes, seguían necesitándose algunos cambios para ajustarse a la Directiva. La protección existente se ofrecía en virtud de la Ley de la Casa de los Denunciantes (Wet Huis voor klokkenluiders), que requería modificaciones para ajustarse plenamente a la Directiva y garantizar el cumplimiento de la legislación neerlandesa.
En general, los canales de denuncias están diseñados para abarcar toda una serie de conductas indebidas, comportamientos poco éticos y actividades ilegales, entre las que se incluyen:
fraude e irregularidades financieras en los servicios financieros;
soborno, corrupción y blanqueo de dinero;
incumplimientos de la normativa;
incumplimientos de la legislación laboral;
infracciones en materia de salud y seguridad públicas;
infracciones en materia de salud y bienestar animal;
infracciones en materia de seguridad y conformidad de los productos;
infracciones medioambientales;
robo o uso indebido de activos de la empresa;
vulneraciones de la privacidad de los datos; y
vulneraciones éticas.
El proceso de creación de un canal de denuncias puede variar en función del tamaño de la organización y del sector al que pertenezca. No obstante, suele constar de los siguientes pasos:
Informar del problema. Los empleados o las partes interesadas pueden denunciar presuntas conductas indebidas, infracciones o comportamientos poco éticos a través de canales de denuncia accesibles y seguros.
Evaluación e investigación. Una vez recibida la denuncia, el personal designado o un comité especializado la revisará y evaluará para determinar su credibilidad, gravedad y la necesidad de realizar una investigación interna o externa.
Apoyo. Esto puede incluir ofrecer servicios de apoyo, como asesoramiento jurídico, orientación u otras formas de asistencia, que ayuden a los denunciantes a abordar las inquietudes o problemas que puedan tener.
Resolución y reparación. Una vez finalizada la investigación, el comité o el personal designado estudiará los resultados, determinará si la denuncia está justificada y decidirá las medidas apropiadas.
Comentarios y seguimiento. En función de la política de la organización y de los requisitos legales, los denunciantes recibirán información actualizada sobre el resultado de su denuncia en un plazo determinado.
Aunque las características específicas pueden variar en función de la jurisdicción, el sector y el tamaño de la organización, entre los requisitos esenciales de un canal interno de denuncias suelen encontrarse:
Confidencialidad. El canal de denuncia debe preservar la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier información incluida en la denuncia, a menos que la ley exija lo contrario.
Anonimato. En el conjunto de la UE, se recomienda encarecidamente mantener el anonimato, ya que muchos países miembros tienen normativas que lo exigen. Por ejemplo, en el contexto de España, el anonimato es un requisito obligatorio para los canales de denuncias internos. Los empleados deben poder elegir entre presentar sus denuncias de forma anónima o mantener la confidencialidad.
Accesibilidad. El canal de denuncias interno debe resultar fácilmente accesible para todos los empleados y partes interesadas, y ofrecer múltiples métodos de denuncia.
Procedimientos claros. La organización debe fijar y comunicar políticas y procedimientos claros para el proceso de denuncia de irregularidades, incluidas pautas sobre qué se puede denunciar, cómo presentar una denuncia y qué esperar durante el proceso de investigación.
Cumplimiento del RGPD y máxima seguridad informática. Al adherirse a las normas de protección de datos establecidas por el RGPD, las organizaciones pueden proteger la información personal de los denunciantes y mantener la confianza en el sistema. Por otro lado, la aplicación de medidas de seguridad informática, como el cifrado de extremo a extremo, ayuda a evitar accesos no autorizados o filtraciones de datos sensibles.
Gestión de los casos flexible y segura. Permite a las organizaciones adaptar sus procesos a las necesidades y complejidades únicas de cada denuncia.
Disponibilidad permanente y asistencia multilingüe. El servicio debe estar disponible las veinticuatro horas del día y en varios idiomas, para que los denunciantes puedan comunicar sus inquietudes en cualquier momento y lugar.
Presentación de denuncias y observaciones. El servicio ha de ofrecer flexibilidad a la hora de configurar las páginas de denuncias, los recordatorios de seguimiento y los comentarios.
Estudiar los requisitos legales. Verifique que el canal de denuncias cumple los requisitos específicos del sector que rigen la denuncia de irregularidades en su jurisdicción. En esta etapa podría ser conveniente acudir a un experto jurídico para cerciorarse de que su empresa conoce todos los requisitos legales de un canal de denuncias obligatorio.
Desarrollar una política. Redacte una política exhaustiva en materia de denuncia de irregularidades que describa la finalidad, el alcance y los procedimientos del canal de denuncias.
Establecer canales de denuncias. Establezca distintos canales de denuncias accesibles para que los empleados y las partes interesadas puedan plantear sus inquietudes.
Formar y educar a los empleados. Ofrezca formación y material educativo a los empleados y partes interesadas sobre el canal de denuncias, el proceso de denuncia y los derechos y responsabilidades que tienen como denunciantes.
Investigar y solventar las denuncias. Establezca un proceso estructurado para recibir, tramitar e investigar las denuncias recibidas a través del canal de denuncias.
Supervisar el proceso e informar de los resultados. Verifique de forma periódica la eficacia del canal de denuncias e identifique los aspectos susceptibles de mejora. Comparta los resultados con las partes interesadas, incluido el número de denuncias recibidas, los tipos de irregularidades detectadas y las medidas adoptadas.
Un canal de denuncias debidamente implantado:
Fomentar una cultura de integridad. Animar a los empleados a denunciar comportamientos indebidos y poco éticos contribuye a reforzar una cultura de transparencia, integridad y responsabilidad dentro de la organización.
Detecta y aborda los problemas a tiempo. Un canal de denuncias puede ayudar a las organizaciones a detectar posibles problemas o riesgos a tiempo y resolverlos antes de que se agraven, evitando posibles perjuicios económicos o para su reputación.
Garantiza un mejor cumplimiento. Un canal de denuncias permite que las organizaciones identifiquen las deficiencias de sus programas de cumplimiento, lo que les permite aplicar medidas correctoras y mejorar el cumplimiento general de la normativa.
Protege de perjuicios jurídicos y de reputación. Al abordar y resolver las cuestiones planteadas a través del canal de denuncias, las organizaciones pueden reducir la posibilidad de verse expuestas a acciones legales y sanciones.
El incumplimiento puede tener un coste considerable para las empresas que no establezcan un canal de denuncias que se ajuste a la normativa. Las repercusiones principales pueden incluir multas y sanciones elevadas. Por ejemplo, en España, las multas por incumplimiento oscilan entre 1.001 y 1.000.000 de euros. Además de las multas, el incumplimiento también puede acarrear daños a la reputación, acciones legales y responsabilidad civil, pérdida de oportunidades de negocio y de asociación, así como una disminución de la motivación y el compromiso de los empleados.
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Este artículo ha sido elaborado únicamente con fines informativos y no pretende ser un asesoramiento jurídico. Para obtener asesoramiento jurídico, contacte con su asesor de confianza. Como alternativa, Whistleblower Software puede ponerle en contacto con un experto jurídico local.
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