Was ist eine Whistleblowing-Hotline und wie können Sie sie in Ihrem Unternehmen einrichten?

Yulia Landbo

Yulia Landbo

Zuletzt aktualisiert: 14. Jul 2024 5 min gelesen

Engagierte, motivierte Mitarbeitende sind ein Schlüsselelement für den langfristigen Erfolg eines jeden Unternehmens. Ein gesundes Maß an Mitarbeiterengagement wird durch eine offene Whistleblowing-Kultur gefördert, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, Fälle von Fehlverhalten, Betrug oder anderem unethischen Verhalten intern zu melden. Vor diesem Hintergrund ist Whistleblowing von entscheidender Bedeutung für die Schaffung einer Kultur des Vertrauens, der Transparenz und der Verantwortlichkeit innerhalb der Organisation.

 Whistleblowing-Hotlines, die auch als Ethik- oder Compliance-Hotlines oder vertrauliche Meldesysteme bezeichnet werden, bieten den Mitarbeitenden ein sicheres und anonymes Instrument, um ihre Bedenken über vermutetes Fehlverhalten zu äußern, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.

Was ist eine Whistleblowing-Hotline?

 Während der Begriff "Whistleblowing-Hotline" in der Vergangenheit nur einen telefonischen Meldedienst bezeichnete, wird er heute für alle speziellen Kommunikationskanäle verwendet, über die Mitarbeitenden und andere Parteien mutmaßliches Fehlverhalten vertraulich oder anonym melden können.

Whistleblowing-Hotlines werden in der Regel intern vom Compliance-Team des Unternehmens verwaltet oder durch die Beauftragung eines speziellen Whistleblowing-Dienstes, der in einigen Ländern als Ombudsmann bekannt ist.  Diese Dienste dienen nicht nur der Entgegennahme von Informationen, sondern sollen auch die Meldung von potenziellem Fehlverhalten am Arbeitsplatz erleichtern. Sie dienen als wichtige Mechanismen, die Unternehmen dabei helfen, Vertrauen aufzubauen und sehr früh auf potenzielles Fehlverhalten zu reagieren, wobei Anonymität, Sicherheit und ein strukturierter Prozess für die Untersuchung und Weiterverfolgung im Vordergrund stehen; so wird sichergestellt, dass gemeldete Bedenken umgehend, vertraulich und professionell behandelt werden.

Traditionelle Arten von Instrumenten für Whistleblowing-Hotlines 

Was ist eine digitale Whistleblowing-Hotline?

Eine digitale Whistleblowing-Hotline ist ein webbasierter Kommunikationskanal oder Hinweisgebersystem, die es den Menschen ermöglicht, online zu pfeifen. Whistleblowing-Hotline-Dienste bieten dem Whistleblower zwar Vertraulichkeit, halten aber alle Daten nicht nur vertraulich, sondern auch sicher, in Übereinstimmung mit der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR). Sie ermöglichen es der hinweisgebenden Person auch, Textdateien oder Bilder (bei denen alle Metadaten entfernt wurden) als potenzielle Beweise anzuhängen.

 

Wie funktioniert eine digitale Whistleblowing-Hotline?

Der Mitarbeitende reicht eine Meldung ein

Im Falle eines Fehlverhaltens innerhalb eines Unternehmens können Mitarbeitende Vorfälle über ein Hinweisgebersystem der Organisation melden. Bei der Meldung füllt der Mitarbeitende ein Formular aus, in dem die wichtigsten Informationen über den Vorfall abgefragt werden. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen sollten Hinweisgeber kurz nach Einreichung ihrer Meldung eine Bestätigung erhalten, in der Regel innerhalb von sieben Tagen, was jedoch je nach Land unterschiedlich sein kann. Während des gesamten Prozesses können Hinweisgeber ihre persönlichen Daten angeben oder die Meldung anonym einreichen.

Fallverwaltung

Nach der Meldung erhält der Hinweisgeber einen eindeutigen Code, der ihm Zugang zu einem Online-System gewährt, in dem er den aktuellen Stand des Falls einsehen kann. Das Hinweisgebersystem weist den Fall in der Regel einem bestimmten Compliance-Beauftragten oder einem Team innerhalb des Unternehmens zu, das dann die Vorwürfe untersucht und auf der Grundlage der Ergebnisse entsprechende Maßnahmen ergreift.

Feedback und Nachbereitung

Hinweisgeber können Aktualisierungen zum Status ihrer Meldung erhalten, Anhänge und zusätzliche Beweise senden sowie sicher mit dem Untersuchungsteam kommunizieren. Bei anonymen Meldungen bleibt die gesamte Kommunikation anonym, es sei denn, der Hinweisgeber entscheidet sich für die Offenlegung seiner Identität. 

Sind Whistleblowing-Hotlines anonym?

Herkömmliche Whistleblowing-Hotlines wie Telefon und E-Mail gewährleisten zwar ein gewisses Maß an Anonymität, bergen aber dennoch ein gewisses Risiko der Identifizierung, da Stimmen am Telefon erkannt und E-Mail-Adressen zurückverfolgt werden können.

Digitale Whistleblowing-Hotlines hingegen sind speziell darauf ausgelegt, ein höheres Maß an Anonymität zu bieten. Diese Plattformen nutzen Verschlüsselung und sichere Datenspeicherung, um die von den Hinweisgebern eingereichten Informationen zu schützen und sicherzustellen, dass sensible Daten vertraulich bleiben.

So können digitale Whistleblowing-Hotlines anonym sein, wenn das Unternehmen diese Option anbietet. Die Antwort auf diese Frage finden die Mitarbeitenden in der Regel in der Whistleblowing-Politik des Unternehmens oder auf der Meldeseite.

 

Warum sollten Unternehmen eine digitale Whistleblowing-Hotline einrichten?

 Die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline ist für Unternehmen, die dies wünschen, unerlässlich:

Wie Sie eine digitale Whistleblowing-Hotline in Ihrem Unternehmen einrichten

Die Einrichtung einer digitalen Whistleblowing-Hotline in Ihrem Unternehmen erfordert einige Schritte, unter anderem:

 

Wie viel Zeit wird für die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline benötigt?

Der Zeitrahmen für die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline kann unterschiedlich sein und reicht im Allgemeinen von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen, je nach gewünschtem Umfang, Fähigkeiten und Funktionen.

Machen Sie noch heute den ersten Schritt auf dem Weg zu einem transparenten und verantwortungsvollen Arbeitsplatz und erleben Sie die Vorteile ein Hinweisgebersystem, der der Erfolg Ihres Unternehmens wirklich am Herzen liegt.

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