Was ist eine Whistleblowing-Hotline und wie können Sie sie in Ihrem Unternehmen einrichten?

Engagierte, motivierte Mitarbeitende sind ein Schlüsselelement für den langfristigen Erfolg eines jeden Unternehmens. Ein gesundes Maß an Mitarbeiterengagement wird durch eine offene Whistleblowing-Kultur gefördert, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, Fälle von Fehlverhalten, Betrug oder anderem unethischen Verhalten intern zu melden. Vor diesem Hintergrund ist Whistleblowing von entscheidender Bedeutung für die Schaffung einer Kultur des Vertrauens, der Transparenz und der Verantwortlichkeit innerhalb der Organisation.

 Whistleblowing-Hotlines, die auch als Ethik- oder Compliance-Hotlines oder vertrauliche Meldesysteme bezeichnet werden, bieten den Mitarbeitenden ein sicheres und anonymes Instrument, um ihre Bedenken über vermutetes Fehlverhalten zu äußern, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.

Was ist eine Whistleblowing-Hotline?

 Während der Begriff "Whistleblowing-Hotline" in der Vergangenheit nur einen telefonischen Meldedienst bezeichnete, wird er heute für alle speziellen Kommunikationskanäle verwendet, über die Mitarbeitenden und andere Parteien mutmaßliches Fehlverhalten vertraulich oder anonym melden können.

Whistleblowing-Hotlines werden in der Regel intern vom Compliance-Team des Unternehmens verwaltet oder durch die Beauftragung eines speziellen Whistleblowing-Dienstes, der in einigen Ländern als Ombudsmann bekannt ist.  Diese Dienste dienen nicht nur der Entgegennahme von Informationen, sondern sollen auch die Meldung von potenziellem Fehlverhalten am Arbeitsplatz erleichtern. Sie dienen als wichtige Mechanismen, die Unternehmen dabei helfen, Vertrauen aufzubauen und sehr früh auf potenzielles Fehlverhalten zu reagieren, wobei Anonymität, Sicherheit und ein strukturierter Prozess für die Untersuchung und Weiterverfolgung im Vordergrund stehen; so wird sichergestellt, dass gemeldete Bedenken umgehend, vertraulich und professionell behandelt werden.

Traditionelle Arten von Instrumenten für Whistleblowing-Hotlines 

• Telefon. Telefonische Whistleblowing-Hotlines ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Bedenken unter einer speziellen Telefonnummer zu äußern. Diese Whistleblowing-Kanäle sind oft rund um die Uhr in Betrieb, so dass Mitarbeitende dort anrufen können, wann sie wollen, um einen Fall zu besprechen. Die Hotlines können von Mitarbeitenden besetzt sein oder ein automatisches System verwenden, das den Anrufer durch den Meldeprozess führt.

• E-Mail. E-Mail-basierte Whistleblowing-Hotlines ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Anliegen direkt an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, die vom Compliance-Team des Unternehmens überwacht wird. Da E-Mails nicht vollständig verschlüsselt werden können, bleiben die Daten ungeschützt, was für das Unternehmen das Risiko birgt, dass die rechtlichen Verpflichtungen der Whistleblowing-Hotline nicht eingehalten werden.[1]  Außerdem können die Nachrichten von Unbefugten abgefangen und verändert werden. Ähnlich wie bei der telefonischen Meldung fehlen auch beim Whistleblowing per E-Mail integrierte Funktionen zur Nachverfolgung und Verwaltung von Fällen.

• Bei der direkten Meldung können Mitarbeitende ihre Bedenken einem Vorgesetzten, einer Führungskraft, einem internen Sachbearbeiter oder einem Vertreter der Personalabteilung in einem sicheren, vertraulichen Gespräch mitteilen, der die Informationen dann an das zuständige Compliance-Team im Unternehmen weiterleitet. Der Hinweisgeber erhält zwar eine unmittelbare Rückmeldung, aber es gibt keinen automatischen Datenschutz oder eine effiziente Verfolgung des Fallfortschritts. Diese Art des Whistleblowings bietet offensichtlich keine Anonymität. 

Was ist eine digitale Whistleblowing-Hotline?

Eine digitale Whistleblowing-Hotline ist ein webbasierter Kommunikationskanal oder Hinweisgebersystem, die es den Menschen ermöglicht, online zu pfeifen. Whistleblowing-Hotline-Dienste bieten dem Whistleblower zwar Vertraulichkeit, halten aber alle Daten nicht nur vertraulich, sondern auch sicher, in Übereinstimmung mit der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR). Sie ermöglichen es der hinweisgebenden Person auch, Textdateien oder Bilder (bei denen alle Metadaten entfernt wurden) als potenzielle Beweise anzuhängen.

Wie funktioniert eine digitale Whistleblowing-Hotline?

Der Mitarbeitende reicht eine Meldung ein

Im Falle eines Fehlverhaltens innerhalb eines Unternehmens können Mitarbeitende Vorfälle über ein Hinweisgebersystem der Organisation melden. Bei der Meldung füllt der Mitarbeitende ein Formular aus, in dem die wichtigsten Informationen über den Vorfall abgefragt werden. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen sollten Hinweisgeber kurz nach Einreichung ihrer Meldung eine Bestätigung erhalten, in der Regel innerhalb von sieben Tagen, was jedoch je nach Land unterschiedlich sein kann. Während des gesamten Prozesses können Hinweisgeber ihre persönlichen Daten angeben oder die Meldung anonym einreichen.

Fallverwaltung

Nach der Meldung erhält der Hinweisgeber einen eindeutigen Code, der ihm Zugang zu einem Online-System gewährt, in dem er den aktuellen Stand des Falls einsehen kann. Das Hinweisgebersystem weist den Fall in der Regel einem bestimmten Compliance-Beauftragten oder einem Team innerhalb des Unternehmens zu, das dann die Vorwürfe untersucht und auf der Grundlage der Ergebnisse entsprechende Maßnahmen ergreift.

Feedback und Nachbereitung

Hinweisgeber können Aktualisierungen zum Status ihrer Meldung erhalten, Anhänge und zusätzliche Beweise senden sowie sicher mit dem Untersuchungsteam kommunizieren. Bei anonymen Meldungen bleibt die gesamte Kommunikation anonym, es sei denn, der Hinweisgeber entscheidet sich für die Offenlegung seiner Identität. 

Sind Whistleblowing-Hotlines anonym?

Herkömmliche Whistleblowing-Hotlines wie Telefon und E-Mail gewährleisten zwar ein gewisses Maß an Anonymität, bergen aber dennoch ein gewisses Risiko der Identifizierung, da Stimmen am Telefon erkannt und E-Mail-Adressen zurückverfolgt werden können.

Digitale Whistleblowing-Hotlines hingegen sind speziell darauf ausgelegt, ein höheres Maß an Anonymität zu bieten. Diese Plattformen nutzen Verschlüsselung und sichere Datenspeicherung, um die von den Hinweisgebern eingereichten Informationen zu schützen und sicherzustellen, dass sensible Daten vertraulich bleiben.

So können digitale Whistleblowing-Hotlines anonym sein, wenn das Unternehmen diese Option anbietet. Die Antwort auf diese Frage finden die Mitarbeitenden in der Regel in der Whistleblowing-Politik des Unternehmens oder auf der Meldeseite.

Warum sollten Unternehmen eine digitale Whistleblowing-Hotline einrichten?

 Die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline ist für Unternehmen, die dies wünschen, unerlässlich:

• Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen des HinSchG und vermeiden Sie Geldstrafen,

• Förderung einer offenen, transparenten und menschenzentrierten Speak-up-Kultur,

• Gehen Sie proaktiv gegen Verstöße vor, indem Sie Missstände aufdecken, Risiken frühzeitig abmildern und Fälle intern bearbeiten, bevor sie eskalieren,

• Schützen Sie Ihre Mitarbeitenden und ihr Wohlbefinden und sorgen Sie so für eine bessere Mitarbeiterbindung, Loyalität und Talentgewinnung,

• Das Vertrauen zwischen Mitarbeitenden und Managementteams in der Organisation zu stärken,

• Verhinderung von Schäden an der künftigen Effizienz und dem Ruf des Unternehmens bei Kunden, Investoren und in der Öffentlichkeit.

Wie Sie eine digitale Whistleblowing-Hotline in Ihrem Unternehmen einrichten

Die Einrichtung einer digitalen Whistleblowing-Hotline in Ihrem Unternehmen erfordert einige Schritte, unter anderem:

• Recherche und Auswahl eines geeigneten Tools, das den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation entspricht. Entscheiden Sie sich für eine fertige Whistleblowing-Software, um während des Implementierungsprozesses Zeit und Ressourcen zu sparen. Lesen Sie unbedingt die einschlägigen Artikel und Ressourcen, um zu erfahren, welche Kriterien Sie bei der Auswahl der richtigen Software berücksichtigen müssen;

• Einholung von Ratschlägen von Rechtsexperten. Holen Sie sich bei Bedarf rechtliche Unterstützung bei der Entwicklung einer klaren und umfassenden Whistleblowing-Strategie, die den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht;

• Einsetzung eines Untersuchungsausschusses, der für die Bearbeitung und Lösung der gemeldeten Fälle zuständig ist;

• Konfiguration der Hotline. Wenn Ihr Unternehmen ein komplexeres System benötigt, sollten Sie die Funktionen des Fallmanagements nutzen, um Benutzerrollen zu definieren und den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken;

• Ständige Schulung Ihrer Teams, um sicherzustellen, dass sie für den Umgang mit den gemeldeten Fällen gut gerüstet und mit den internen Whistleblowing-Richtlinien und -Verfahren Ihres Unternehmens vertraut sind.

Wie viel Zeit wird für die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline benötigt?

Der Zeitrahmen für die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline kann unterschiedlich sein und reicht im Allgemeinen von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen, je nach gewünschtem Umfang, Fähigkeiten und Funktionen.

Machen Sie noch heute den ersten Schritt auf dem Weg zu einem transparenten und verantwortungsvollen Arbeitsplatz und erleben Sie die Vorteile ein Hinweisgebersystem, der der Erfolg Ihres Unternehmens wirklich am Herzen liegt.