Yulia Landbo
Die Einhaltung der Industriestandards ist eine Faustregel für jedes Unternehmen, das erfolgreich sein will. Aber ist es wirklich so wichtig, diesen Standards so viel Aufmerksamkeit zu schenken?
Die kurze Antwort lautet: Ja, in der Tat. Es gibt drei Säulen, die die Relevanz der Unternehmens-Compliance bestimmen:
Wie man sich denken kann, kann das Ignorieren auch nur eines einzigen dieser Gesetze schwerwiegende Folgen haben. Die Einhaltung von Vorschriften bedeutet nicht nur sicherzustellen, dass das Unternehmen konsequent alle einschlägigen Gesetze und Vorschriften befolgt. Die Analyse all dieser Anforderungen, um die ihnen zugrunde liegenden Gründe zu verstehen, zeigt auch alle Möglichkeiten auf, wie Unternehmen von deren Einhaltung profitieren können.
Heute werden wir tiefer in die Welt der Unternehmens-Compliance eintauchen, um zu klären, was Unternehmens-Compliance ist, ihren Umfang und ihre Anforderungen zu definieren, die Bedeutung der Compliance und die Vorteile ihrer Einhaltung besser zu verstehen und die möglichen Folgen der Nichteinhaltung durch Unternehmen zu prüfen.
Was also ist Compliance in der Wirtschaft? Einfach ausgedrückt, bedeutet
Compliance in der Wirtschaft die Einhaltung aller geltenden branchenspezifischen oder internen Gesetze, Vorschriften, Normen und ethischen Praktiken durch ein Unternehmen und seine Mitarbeitende.
Mit anderen Worten: Unternehmens-Compliance umfasst:
- Erstellung und Umsetzung formeller Richtlinien zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften,
- Effiziente Kontrolle auf mögliche Verstöße,
- Schulung des betroffenen Personals über wichtige Regeln,
- Erstellung und Umsetzung spezifischer Verfahren zur Einhaltung der Vorschriften.
Nach der obigen Definition ist eine formelle Richtlinie ein Leitfaden, der ein breites Spektrum ähnlicher Fragen abdeckt und die allgemeine Art und Weise beschreibt, wie ein Unternehmen in ähnlichen Situationen handeln sollte. Ein Verfahren zur Einhaltung der Vorschriften wiederum ist eine Reihe von Anweisungen, die sich auf ein bestimmtes Thema beziehen, das in einer entsprechenden formalen Richtlinie beschrieben ist.
Ethik ist ein weiterer Begriff, der häufig synonym mit Compliance verwendet wird. So bedeuten beispielsweise sowohl "compliant sein" als auch "ethisch sein" oft, dass ein Unternehmen generell richtig handelt. Der Unterschied ist jedoch erheblich und beruht auf den folgenden Nuancen:
● Die Einhaltung der Vorschriften wird durch Gesetze, Verordnungen und andere verbindliche Regeln begrenzt;
● Ethik hingegen basiert auf Urteilen und führt zu Entscheidungen darüber, was richtig/gut und was falsch/schlecht ist.
Infolgedessen sieht die Einhaltung der Vorschriften schwarz-weiß aus, so dass es möglich ist, sie einzuhalten oder nicht einzuhalten, während die Ethik grau ist und verschiedene Schattierungen aufweist. Wenn ein Unternehmen beispielsweise "GDPR-konform" ist, erfüllt es zwingend alle spezifischen GDPR-Anforderungen. Ethisch handeln, um die Privatsphäre zu respektieren" (die Aussage "ethisch mit der DSGVO umgehen" ist ein Missbrauch) bedeutet hingegen, dass sich ein Unternehmen zu moralisch richtigem und fairem Verhalten in Bezug auf die Privatsphäre des Einzelnen verpflichtet.
Auf den ersten Blick mag es so aussehen, als gäbe es keinen Unterschied zwischen der Einhaltung von Vorschriften im Unternehmen und der Einhaltung von Rechtsvorschriften, aber der Unterschied ist erheblich. Lassen Sie uns herausfinden, wie sie sich unterscheiden.
● Die Einhaltung von Vorschriften bedeutet, dass ein Unternehmen eine Reihe von globalen, bundesstaatlichen oder lokalen Gesetzen befolgt, die von den zuständigen Behörden festgelegt wurden und für das Unternehmen spezifisch sind. Für zwei ähnliche Unternehmen, die im gleichen rechtlichen Umfeld tätig sind, sollten die gesetzlichen Anforderungen gleich sein.
● Unternehmens-Compliance ist ein weiter gefasster Begriff, der auch interne Richtlinien, Verhaltenskodizes und ethische Leitlinien umfasst, die ein Unternehmen für sich selbst festlegt. Da die Anforderungen und Richtlinien intern festgelegt werden, gelten für zwei verschiedene Unternehmen auch unter gleichen Bedingungen unterschiedliche Anforderungen an die Unternehmens-Compliance.
● Als nicht obligatorische Option kann die Unternehmens-Compliance einen Teil der gesetzlichen Anforderungen umfassen.
Um effizient zu sein, muss der Prozess der Einhaltung von Vorschriften in Unternehmen stets fortlaufend sein. In diesem Zusammenhang sollte man über ein unternehmenseigenes Compliance-Programm nachdenken - ein System interner Leitfäden und Regeln, das alle Compliance-Bemühungen integriert und dazu beiträgt, die Einhaltung der Vorschriften bei allen Geschäftstätigkeiten effizienter und konsequenter zu gewährleisten.
Der übergreifende Zweck eines Compliance-Programms ist der Schutz des Unternehmens. Nachfolgend sind mehrere Ziele aufgeführt, die den Hauptzweck ergänzen und einen übergeordneten Plan für ein allgemeines Unternehmensprogramm zur Einhaltung der Vorschriften skizzieren.
Überwachung der Einhaltung rechtlicher und behördlicher Vorschriften, um die Einhaltung aller relevanten Gesetze, Vorschriften und Branchenstandards zu gewährleisten,
Umsetzung wirksamer Maßnahmen zur Ermittlung und Vermeidung von Compliance-Risiken,
Förderung von ethischem Verhalten im gesamten Unternehmen,
Einrichtung von Verfahren zur Aufdeckung und Meldung von Verstößen gegen die Vorschriften,
Veranlassen Sie die Schulung des Personals, damit die Mitarbeitende über die Vorschriften und Maßnahmen, die sie einhalten müssen, informiert sind,
Kontinuierliche Verbesserung des Programms durch regelmäßige Programmüberprüfungen.
Die Grundlage für die Compliance-Anforderungen von Unternehmen ist eine Reihe von Rechts- und Verwaltungsvorschriften, die ein komplexes Geflecht von verschiedenen Verpflichtungen bilden. Diese Gesetze können international, national, regional oder sogar lokal sein und sich auf die Finanzberichterstattung, Beschäftigungspraktiken, Gesundheit und Sicherheit, Datenschutz, Korruptionsbekämpfung, rationelles Naturmanagement oder jeden anderen Aspekt beziehen.
● Internationale Gesetze und Vorschriften betreffen in der Regel grundlegende Rechtsfragen wie Menschenrechte, Arbeitsrecht, Umweltschutz, Korruptionsbekämpfung, Geldwäschebekämpfung usw.
● Nationale Gesetze werden von den Regierungen der Länder erlassen und umfassen landesweite Vorschriften und Beschränkungen, z. B. in den Bereichen Finanzen, Gesundheit und Sicherheit oder Datenschutz.
● Der Anforderungskatalog kann auch einige regionale oder sogar lokale Gesetze und Vorschriften enthalten. Fast jede lokale Behörde hat ihre eigenen Genehmigungsverfahren, was ein deutliches Beispiel für lokale Vorschriften ist.
● Darüber hinaus gibt es branchenweite Vorschriften wie die Richtlinie über Märkte für Finanzinstrumente (MiFID II), die Finanzunternehmen zu mehr Transparenz und Verbraucherschutz zwingt, oder die Richtlinie zur Beschränkung der Verwendung bestimmter gefährlicher Stoffe (RoHS), die Herstellern von Elektro- und Elektronikgeräten die Verwendung bestimmter gefährlicher Stoffe untersagt.
Die Einhaltung von Vorschriften in Unternehmen hat alles, um Unternehmen wirksam zu ihrer Einhaltung zu motivieren. Das bedeutet, dass es für die Unternehmen eine Reihe von Gründen gibt, warum die Einhaltung der Vorschriften wichtig ist, und eine noch größere Zahl von noch überzeugenderen negativen Folgen bei Nichteinhaltung.
Geringere Risiken. Die Einhaltung von Vorschriften bedeutet eine bessere Identifizierung, Bewertung und Verwaltung von Risiken. Dies äußert sich in regelmäßigen Aktualisierungen zu rechtlichen und regulatorischen Änderungen, in der frühzeitigen Erkennung von Problemen, in sofortigen Reaktionen vor einer Eskalation und in proaktiven Präventionsmaßnahmen. Infolgedessen sinken sowohl die Wahrscheinlichkeit der Nichteinhaltung als auch die damit verbundenen Schäden im Durchschnitt gegen Null.
Besserer Ruf. Unternehmen, die nachweislich ethisch und gesetzeskonform arbeiten, schaffen Vertrauen bei ihren Kunden, Mitarbeitenden, Investoren und der Öffentlichkeit.
Bessere Unternehmensführung. Ein effizientes Compliance-Programm ist ein leistungsfähiger Rahmen für die Entscheidungsfindung und Rechenschaftspflicht. Es unterstützt fundierte Entscheidungen des Vorstands mit wertvollen Daten, erhöht die Transparenz dieser Entscheidungen und ermöglicht es, eine verantwortliche Person für jeden Verstoß gegen die Vorschriften zu bestimmen.
Höhere Effizienz und Effektivität der Abläufe. Eine Vielzahl von Compliance-Maßnahmen kann u.a. solche beinhalten, die Arbeitsabläufe rationalisieren, standardisierte Verfahren implementieren oder Compliance-bezogene Aufgaben automatisieren und überwachen.
Höhere Zuversicht und größeres Vertrauen der Stakeholder. Die kontinuierliche und ununterbrochene Einhaltung von Vorschriften ist ein starker Reputationsgewinn, da sie den Stakeholdern klar signalisiert, dass das Unternehmen verantwortungsbewusst, ethisch und im Einklang mit allen einschlägigen Gesetzen und Vorschriften handelt.
Höhere Mitarbeitendebindung. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden ein faires, professionelles und sicheres Arbeitsumfeld bieten, sind sie viel zufriedener und weniger an einem möglichen Arbeitsplatzwechsel interessiert.
Ungeplante Audits und verstärkte behördliche Kontrollen. Die Liste der möglichen Probleme bei Nichteinhaltung der Vorschriften beginnt mit einem sofortigen Anstieg der unerwünschten Aufmerksamkeit der Aufsichtsbehörden für Ihr Unternehmen. Es beginnt in der Regel mit dem Audit - einem kostspieligen und zeitaufwändigen Prozess, der zu noch größeren Konsequenzen führen kann, die in der folgenden Liste aufgeführt sind.
Durchbrechen des Unternehmensschleiers. Normalerweise sind Geschäftsinhaber und ihr persönliches Vermögen von den geschäftlichen Aktivitäten getrennt und vor der persönlichen Haftung für Rechtshandlungen und Schulden des Unternehmens geschützt. Bei Verstößen kann das Gericht jedoch beschließen, den Unternehmensschleier zu lüften und die persönliche Verantwortlichkeit wiederherzustellen.
Schädigung des Rufs. Öffentliche Beweise für die Nichteinhaltung von Vorschriften können dem Ruf der Marke sehr schaden. Die Folgen können von einem unzureichenden Vertrauensverlust bis hin zu einer völligen Zerstörung des Vertrauens reichen, so dass eine Fortsetzung der Geschäftstätigkeit unter dieser Marke nicht mehr möglich ist.
Geldbußen. Die Bußgelder für die Nichteinhaltung von Vorschriften können selbst für kleine Unternehmen enorm hoch sein. Dies ergibt sich aus der Tatsache, dass die Höhe der Geldstrafe von der Schwere der Nichteinhaltung abhängt, nicht von der Größe des Unternehmens. So können beispielsweise Verstöße gegen die DSGVO mit bis zu 4 % des Jahresumsatzes oder bis zu 20 Millionen US-Dollar geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Diese Vorschrift machte Meta im April 2023 um 1,3 Milliarden Dollar ärmer.
Aussetzung oder Einstellung des Geschäftsbetriebs. Bei schwerwiegenden Verstößen können die Regulierungsbehörden sogar die Betriebsgenehmigung des Unternehmens vorübergehend oder dauerhaft entziehen.
Freiheitsentzug. Bei bestimmten Verstößen, einschließlich Betrug und anderen kriminellen Handlungen, können die beteiligten Manager und Führungskräfte mit persönlichen rechtlichen Konsequenzen bis hin zu Haftstrafen rechnen.
Es ist schwer vorstellbar, dass es für eine andere Tätigkeit im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen eine bessere Motivation gibt als die Einhaltung der Unternehmensvorschriften.
Ein übergeordnetes Ziel, das Unternehmen zu schützen, führt zu weniger Risiken, einem besseren Ruf bei Mitarbeitenden, Interessengruppen und potenziellen Kunden, einer höheren Loyalität der Mitarbeitende, einer besseren Unternehmensführung und einer höheren betrieblichen Effizienz. Im Gegensatz dazu können Verstöße gegen die Vorschriften schwere Strafen nach sich ziehen, darunter hohe Geldstrafen, die persönliche Verantwortung des Geschäftsinhabers bis hin zu Haftstrafen und die Einstellung des Geschäftsbetriebs.
Wenn man sowohl die Vorteile der Einhaltung als auch die Nachteile der Nichteinhaltung berücksichtigt, ist es recht einfach zu entscheiden, ob man die Einhaltung beibehalten will oder nicht.
5/5 Sterne auf G2
