Yulia Landbo
In der heutigen schnelllebigen Welt, die von einem gesellschaftlichen Wandel hin zu ethischen Geschäftspraktiken angetrieben wird, hat sich Whistleblowing zu einem wichtigen ethischen Managementinstrument für Organisationen entwickelt.
Die Meldung von Problemen wie Betrug, Korruption, Fehlverhalten, Belästigung, Mobbing und unethischem Verhalten wurde in der Vergangenheit jedoch manchmal mit Vergeltungsmaßnahmen geahndet, was die Entscheidung, sich zu äußern, schwierig machte. Hier kommt eine Ombudsperson ins Spiel, die eine sichere, neutrale und vertrauliche Möglichkeit bietet, Bedenken zu äußern und anzusprechen.
Dieser Leitfaden befasst sich mit der Rolle der Ombudsperson im Whistleblowing-Prozess, beschreibt ihre Zuständigkeiten und erörtert, was man erwarten kann, wenn man Hilfe sucht.
Eine Ombudsperson ist ein externer Drittanbieter, der von Unternehmen beauftragt wird, Whistleblowing-Meldungen für sie zu bearbeiten. Im Rahmen dieses Prozesses können Mitarbeitende, Auftragnehmer oder Interessengruppen Bedenken über unethisches Verhalten, Fehlverhalten oder illegale Aktivitäten innerhalb einer Organisation an eine neutrale Partei melden, die die eingegangenen Beschwerden vertraulich und unabhängig bewertet und untersucht.
Der standardmäßige vollständige Whistleblower-Service, den Ombudsleute anbieten, besteht in der Regel aus drei Modulen: Einführung in Richtlinie und Verfahren, Whistleblower-Kanal und Screening und Fallbearbeitung.
Der Teil "Einführung von Richtlinien und Prozessen" des Whistleblowing-Dienstes zielt hauptsächlich auf die Erstellung oder Überarbeitung einer Whistleblowing-Richtlinie des Unternehmens ab. Die Erstellung einer Whistleblowing-Richtlinie ist ein umfangreicher und anspruchsvoller Prozess, der Kenntnisse der nationalen Gesetzgebung (HinSchG) auf dem Gebiet des Whistleblowing und der rechtlichen Bestimmungen erfordert.
Hier melden die Ombudsleute:
Je nachdem, ob ein Unternehmen eine Whistleblowing-Hotline erst einrichten will oder bereits hat, können die Ombudsleute Meldeinstrumente analysieren, einrichten und verwalten.
Zu den gängigsten Meldungsinstrumenten gehören:
Die Ombudsleute können eine oder mehrere Hotlines anbieten, je nachdem, was die Unternehmen bevorzugen. Heutzutage entscheiden sich immer mehr Unternehmen ausschließlich für digitale Plattformen, da diese alle Bedürfnisse abdecken und ein Höchstmaß an Privatsphäre gewährleisten. Manche Unternehmen entscheiden sich jedoch für eine Ergänzung durch eine Telefonleitung oder ein persönliches Treffen, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Mitarbeitenden diese Möglichkeiten besser annehmen. Dies kann jedoch eine Risikobewertung des Kanals im Einklang mit der nationalen Gesetzgebung erfordern, da diese Kanäle keine vollständige Anonymität oder Vertraulichkeit bieten können.
Zu den wichtigsten Aufgaben der Ombudspersonen gehören folgende:
Wer kann als Ombudsperson fungieren? In den meisten Fällen handelt es sich bei den Ombudsleuten um ausgebildete Juristen oder Datenschutzbeauftragte, die von der einstellenden Organisation unabhängig sind, über Erfahrungen in der Konfliktlösung verfügen, effektiv kommunizieren können, mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften für die Meldung von Missständen vertraut sind usw.
Einige allgemeine Eigenschaften, die eine Person besitzen sollte, um eine effektiver Ombudsperson zu sein, sind:
Vor der Ernennung einer Ombudsperson ist es wichtig, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, die sicherstellen, dass die Ombudsperson den Bedürfnissen der Organisation entspricht und gleichzeitig die notwendige Unterstützung und den Schutz für hinweisgebende Personen bietet. Im Folgenden sind einige wichtige Aspekte aufgeführt, die zu berücksichtigen sind:
Die Meldung über eine Ombudsperson unterscheidet sich nicht wesentlich von der üblichen Meldung. Letztlich werden die gleichen Instrumente verwendet wie bei einer Meldung an den internen Compliance-Manager. Der Hauptunterschied besteht in der Person, die mit der Prüfung von Whistleblowing-Meldungen betraut wird: Es handelt sich nicht um eine Person innerhalb des Unternehmens, sondern um eine vertrauenswürdige Person, die von außen eingestellt wird.
Die Meldung von Bedenken über eine Ombudsperson im Rahmen eines Whistleblowing-Dienstes sieht also in der Regel so aus:
Eine digitale Whistleblowing-Hotline (oder ein Hinweisgebersystem) ist ein Dienst, der Mitarbeitenden, Angestellten, Auftragnehmern oder Interessengruppen hilft, Fehlverhalten und ungesetzliches oder unethisches Verhalten am Arbeitsplatz zu melden. Es ist ein wichtiges Instrument zur Risikominderung und Vertrauensbildung, da es Managern und Teamleitern ermöglicht, denkbares Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren.
In der Vergangenheit bezog sich der Begriff "Whistleblowing-Hotline" auf einen telefonischen Meldedienst. Heute wird er als Sammelbegriff für alle Formen von Whistleblowing-Systemen, einschließlich digitaler Systeme, verwendet.
Die Ombudsdienste für Whistleblowing verweisen in der Regel auf externe Drittanbieter, die eine sichere und vertrauliche Plattform für die Meldung von Fehlverhalten bieten. Zu diesen Diensten gehören häufig Hotlines, E-Mail-Adressen oder Online-Portale, bei denen Mitarbeitende ihre Bedenken ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen melden können.
Mit anderen Worten: Ombudsleute werden immer ein Teil des modernen Whistleblowing-Dienstes sein. Ein Whistleblowing-System wie ein digitales Portal ergänzt den Whistleblowing-Dienst und stellt sicher, dass eine Ombudsperson Mitarbeitenden, die sich entschließen, ihre Meinung zu sagen, umfassende Unterstützung bieten kann.
Wenn es um die Förderung von Transparenz und Verantwortlichkeit in Organisationen geht, spielen sowohl Ombudsleute als auch Whistleblowing-Systeme eine wichtige Rolle. Sie konkurrieren nicht, sondern ergänzen sich gegenseitig.
So kann z. B. eine Ombudsperson ein Whistleblowing-System betreiben und Fälle über die Plattform entgegennehmen, wobei absolute Vertraulichkeit gewährleistet ist und die Möglichkeit zur anonymen Meldung besteht, wenn die digitale Plattform dies zulässt.
Whistleblowing über eine Ombudsperson ist nicht immer anonym. Es kann anonym sein, wenn die Ombudsperson einen anonymen Whistleblowing-Kanal einführt, z. B. ein Whistleblowing-System mit den erforderlichen Funktionen und der erforderlichen Sicherheit.
In jedem Fall ist eine Meldung über den Whistleblowing-Dienst immer vertraulich. Sind Sie sich über den Unterschied nicht sicher? Lesen Sie den Artikel über anonyme und vertrauliche Meldungen.
Das Hauptziel eines Whistleblowing-Dienstes besteht darin, ein sicheres und vertrauliches Umfeld für Personen zu schaffen, die Bedenken äußern möchten, und hinweisgebende Personen können ausdrücklich verlangen, dass ihre Identität während des gesamten Melde- und Ermittlungsverfahrens vertraulich bleibt.
Für Personen, die ein Fehlverhalten melden wollen, sind mit der Übermittlung von Meldungen über Ombudsleute keine Kosten verbunden. Für Unternehmen, die die Dienste der Ombudsperson in Anspruch nehmen, sind diese Kosten Teil ihrer Ausgaben für das Compliance-Management-System. Dies kann auf Stundenbasis oder im Rahmen einer anderen Pauschalvereinbarung erfolgen.
Da Ombudsleute unabhängig und unparteiisch sind, kann eine Meldung durch Dritte manchmal als externe Meldung missverstanden werden. Dies ist jedoch nicht der Fall, da eine Ombudsperson in der Regel von der Organisation ernannt oder unter Vertrag genommen wird, um die Meldung und Lösung von Anliegen innerhalb der Organisation zu erleichtern. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, bei der internen Bearbeitung von Anliegen zu helfen, als unparteiischer Vermittler innerhalb der internen Verfahren der Organisation zu fungieren und Fälle im Namen des Unternehmens zu untersuchen. Folglich ist ihre Beteiligung am Meldeprozess rein interner Natur.
Die Rolle der Ombudsperson besteht darin, als unparteiischer Vermittler zu fungieren, der ein sicheres und vertrauliches Umfeld für die Meldung von Anliegen gewährleistet und die Untersuchung und Lösung dieser Anliegen in einer zeitnahen, zuverlässigen und diskreten Weise erleichtert.
Die Ombudsperson sollte eine hinweisgebende Person so weit wie möglich vor Vergeltungsmaßnahmen oder Diskriminierung am Arbeitsplatz schützen, die mit dem Hinweis in Verbindung stehen oder daraus resultieren.
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